Kelas Online Strategic Performance Management

 

Fenomena Kesalahan Penilaian Kinerja

sumber : https://manajemenppm.wordpress.com/2016/01/04/fenomena-kesalahan-penilaian-kinerja/

Memasuki akhir tahun, pelaku bisnis biasanya disibukkan dengan tiga aktivitas utama. Menggenjot mesin organisasinya lebih kuat untuk mencapai target; Menyusun perencanaan bisnis untuk tahun depan; Mengukur capaian perusahaan di akhir tahun.

Aktivitas yang terakhir disebut menjadi bagian yang tidak kalah pentingnya, karena selain kepentingan perusahaan untuk dapat mengevaluasi pencapaiannya, juga karena aktivitas ini merupakan sesuatu yang sensitif bagi karyawan perusahaan.

Jangan heran, karyawan mulai harap-harap cemas jelang libur natal dan tahun baru. “Kira-kira tahun ini ada bonus gak ya?” pertanyaan seperti ini biasanya muncul di benak atau dalam obrolan ringan sesama rekan kerja. Bahkan tidak sedikit karyawan yang tanpa malu bertanya langsung kepada bagian keuangan tentang pencapaian perusahaan, dengan harapan dapat kabar ‘surga’ perihal bonus.

Pada dasarnya, pengukuran atau penilaian kinerja bagi organisasi setidaknya memiliki tiga tujuan, yakni, performance review, di mana perusahaan dapat membandingkan antara target dan realisasi sehingga dapat diketahui capaian selama satu tahun. Pada akhirnya dapat diketahui juga perubahan pada nilai perusahaan.

Lalu potential review, dimana perusahaan dapat melihat potensi SDM yang dimilikinya di masa mendatang. Potential review menjawab pertanyaan, karyawan mana yang layak dipromosikan dan dikembangkan. Dan, yang terakhir adalah reward review, di mana perusahaan dapat memberikan apresiasi dan motivasi bagi karyawan secara objektif melalui penilaian kinerja agar dapat berkontribusi lebih baik lagi ke depannya. Bentuknya bisa bermacam-macam, seperti bonus, insentif, kenaikan gaji dan lainnya. Inilah yang sering ditunggu-tunggu karyawan.

Mengingat betapa pentingnya penilaian kinerja, maka perusahaan harus memastikan bahwa sistem penilaian kinerjanya andal. Penilaian kinerja harus praktis, terukur dan objektif mengukur dengan tepat siapa saja karyawan yang masuk kategori Excellent, Good, Averagedan Poor. Dengan demikian perusahaan lebih tepat sasaran dalam memberikan reward danpunishment bagi karyawannya.

Dalam membangun sistem penilaian karya yang objektif memang bergantung dari beberapa hal, sebut saja metode penilaian yang digunakan, sumber data dan informasi penilaian, kepraktisan penilaian dan proses penilaian oleh penilai itu sendiri. Salah satu yang sering jadi keluhan karyawan dalam penilaian kinerja adalah proses penilaian yang dilakukan oleh penilai. Biasanya penilai bisa dari atasan, atasan dari atasan, rekan kerja ataupun pelanggannya langsung.

Karyawan merasa bahwa dirinya dinilai tidak cukup adil oleh penilai. Dampaknya adalah selain menurunnya motivasi karyawan, juga berdampak pada merenggangnya hubungan karyawan dengan penilai, khususnya dengan atasan. Untuk jangka panjang ini akan merugikan perusahaan, karena bisa berdampak pada terciptanya lingkungan kerja yang tidak harmonis yang berujung pada keluarnya karyawan potensial.

Kondisi tersebut bisa saja terjadi karena adanya fenomena kesalahan penilai (rater errors) yang menghambat proses penilaian kinerja menjadi lebih objektif (Noe, et al., 2012), yaitu :

Hallo Effect

Fenomena ini muncul di mana penilai memberikan nilai yang tinggi pada semua aspek kinerja karena impresi positif yang mampu ditampilkan karyawan. Impresi yang diberikan bisa bersumber dari berbagai macam seperti: perilaku sehari-hari yang ditampilkan, hasil kerja yang ditunjukkan, cara berpakaian dan lain-lain.

Horns Effect

Fenomena ini berkebalikan dengan hallo effect, di mana penilai memberikan nilai yang rendah pada semua aspek kinerja karena impresi negatif yang ditampilkan karyawan.

Central Tendency

Fenomena ini muncul di mana penilai cenderung memberikan nilai tengah atau rata-rata pada seluruh karyawan. Biasanya ini terjadi pada penilai yang suka bermain aman atau tidak memahami kinerja bawahan sesungguhnya. Penilai menghindari konflik yang mungkin terjadi jika memberikan nilai buruk. Penilai juga tidak memahami kerja bawahan sebenarnya sehingga tidak mampu memberikan nilai baik.

Strictness & Leniency

Fenomena ini muncul di mana penilai memiliki kecenderungan untuk selalu menilai rendah atau selalu menilai tinggi pada seluruh karyawan. Ada atasan yang cenderung pelit nilai dan ada yang royal nilai. Ada atasan yang selalu cenderung memberikan nilai kepada seluruh anggota timnya minimal 90, padahal kinerjanya jauh dari kata baik. Namun, ada atasan yang memberikan nilai kepada timnya paling tinggi 85 padahal kinerjanya bagus.

Similar to Me

Fenomena ini terjadi di mana penilai memiliki kecenderungan untuk memberikan nilai bagus pada karyawan yang memiliki kesamaan dengan dirinya baik kesamaan suku, gender, agama, ras, latar belakang pendidikan, pandangan hidup, pandangan politik dan lainnya.

Contrast

Fenomena ini terjadi di mana penilai memberikan penilaian dengan membandingkan terhadap sesuatu yang ekstrim. Fenomena ini biasanya terjadi karena penilai sudah memiliki satu kondisi ideal atau satu profil karyawan tertentu yang dianggap kinerjanya paling ideal. Tanpa melihat standar kinerja yang ditetapkan bagi karyawan, penilai langsung memberikan penilaian timnya dengan membandingkannya terhadap hal-hal di atas.

Dalam upaya menghindari fenomena di atas, maka diperlukan beberapa solusi yang dapat dilakukan, yaitu pertama bisa dengan memberikan pelatihan kepada penilai. Penilai perlu diberikan pengetahuan dan keterampilan dalam memberikan penilaian yang tepat. Jelaskan fenomena yang dapat menghambat proses penilaian kinerja.

Berikan kesempatan kepada penilai untuk mengevaluasi diri (self assessment) fenomena mana yang sering muncul ketika akan memberikan penilaian. Apa tanda-tandanya jika fenomena tersebut muncul, kemudian bersama dapat mendiskusikan cara untuk menghilangkannya. Semakin baik jika dilakukan dengan simulasi.

Perlu juga memberikan penjelasan kepada penilai bahwa peran penilaian kinerja sangat penting dan menentukan masa depan karyawan. Karena berdampak pada perilaku dan motivasi karyawan. Jika karyawan kinerjanya bagus, namun dinilai buruk, dia akan demotivasi. Sebaliknya jika karyawan kinerjanya buruk, namun dinilai baik, dia tidak akan termotivasi.

Kemudian yang kedua adalah menentukan ukuran kinerja yang terukur. Umumnya dalam perusahaan ada dua ukuran kinerja, yaitu Key Performance Indicator (KPI) dan Key Behavioral Indicator (KBI). Buatlah dua ukuran di atas menjadi lebih terukur. KPI dibuat kuantitatif ketimbang kualitatif. Bagi perusahaan yang sudah mengadopsi Balanced Score Card (BSC) mungkin sudah dapat dipastikan bahwa ukuran kinerjanya sudah kuantitatif. Namun, bukan berarti tanpa BSC kita tidak bisa membuat ukuran yang kuantitatif.

Dari pengalaman penulis memberikan jasa konsultansi, masih ditemukan ukuran KPI yang bersifat kualitatif. Padahal pengukuran KPI secara kuantitatif lebih mudah dilakukan asalkan perusahaan berkemauan untuk membangun sumber data penilaian kinerja.

Untuk KBI, memang sejauh ini masih bersifat kualitatif. Namun, sebaiknya ukuran penilaian KBI dibuat spesifik mungkin untuk menggambarkan perilaku yang akan dinilai. Buatlah indikator-indikator perilaku yang dapat diobservasi (observable behavior). Sebagai contoh, lebih baik menggunakan indikator perilaku ‘karyawan yang bersangkutan menyelesaikan laporan penjualan H-1 dari waktu yang ditetapkan’ ketimbang menggunakan indikator ‘karyawan yang bersangkutan sangat rajin’.

Penilai akan lebih mudah mengobservasi indikator perilaku yang pertama, karena menggambarkan perilaku yang lebih spesifik dan terukur. Sementara ‘sangat rajin’ akan multitafsir dan membingungkan penilai.

Lalu yang ketiga, berikan umpan balik hasil penilaian kinerja kepada karyawan. Berikan kesempatan yang cukup bagi karyawan untuk berkomunikasi dua arah kepada penilai. Karyawan diperbolehkan bertanya dan berdiskusi perihal hasil kerjanya. Penilai tidak perlu khawatir akan pertanyaan macam-macam yang akan timbul dari karyawan. Ketika penilai memiliki bukti-bukti yang cukup dalam mendukung penilaiannya, pada akhirnya karyawan akan menerima. Oleh karena itu, penting bagi penilai untuk memiliki bukti-bukti atau data-data pendukung penilaiannya.

Ruang keterbukaan bagi penilai dan karyawan menjadi penting selain untuk mengukuhkan prestasi (positif reinforcement) bagi karyawan yang sudah berprestasi baik, juga sebagai sarana untuk mengidentifikasi area pengembangan (area of improvement) bagi karyawan yang kinerjanya masih belum sesuai harapan perusahaan.

Pada akhirnya, penilaian kinerja merupakan sebuah proses penting yang harus dilakukan dengan baik. Semakin optimal penilaian kinerja maka semakin optimal pula kemajuan organisasi. Bagaimana dengan gaya Anda? Selamat berefleksi!

*Tulisan dimuat majalah SWA online, 2 Januari 2016.

Achmad Fahrozi, M.M.

Konsultan, Jasa Pengembangan Organisasi | PPM Manajemen

OZI@ppm-manajemen.ac.id

Bagi Anda yang berminat belajar Manajemen SDM dan HRD secara GRATIS. 

Join Halaman Telegram Komunitas Young HRD Indonesia

https://t.me/YoungHRDIndonesia

Note : 
Bagi Anda yang serius ingin belajar mengenai metode terbaru dalam penilaian kinerja karyawan. Saya akan bagikan GRATIS Video tentang Penilaian Kinerja berbasis Key Performance Indicators (KPI). 

Anda bisa menghubungi Tim Young HRD Indonesia lewat No. WhatsApp 085852316552. 

Ketik YHI_Profesi_Nama Lengkap_Domisili dan Chat "Mau Video Penilaian Kinerja berbasis KPI".

Segera saya kirimkan link video untuk membantu memudahkan Anda untuk belajar tentang KPI.

Performance Appraisal Mau Dihilangkan?

sumber : http://www.josefbataona.com/people-management/performance-appraisal-mau-dihilangkan/

“A leader is best when people barely know he exists, when his work is done, his aim fulfilled, they will say: we did it ourselves.” (Lao Tzu)

YANG KONTROVERSI memang senantiasa menarik perhatian dan mengundang debat atau sekedar diskusi tukar pikiran. Demikian juga ketika muncul berita di koran:

“In big move, Accenture will get rid of annual performance reviews and rankings”

Spontan muncul reaksi:

“Serius? Apa benar Performance Appraisal mau di hilangkan?”

Mungkin juga ada yang berteriak: “Horeee!” bila mengingat frustrasi menghadapi proses itu.

Sementara itu, masih banyak perusahaan yang bergumul belajar untuk mulai mengimplementasi Performance Appraisal secara benar. Yang lainnya tengah berjuang untuk menerapkan model Performance Appraisal dengan KPI (Key Performance Indicator) yang komprehensif (baca: rumit), belum lagi bicara tentangcross-functional KPI dengan matrix yang kompleks.

Saat saya menulis artikel ini pun ada rekan HR dari perusahaan lain yang meminta kesempatan untuk melakukan benchmark untuk memperbaiki design Performance Appraisal di tempat mereka.

Perjalanan Performance Appraisal

Dalam organisasi yang sederhana dengan jumlah karyawan sedikit, dan operasi yang sederhana, seorang pemimpin perusahaan atau top leader-nya bisa dengan mudah menunjuk mana karyawan yang punya kinerja baik dan mana yang tidak. Ini dilakukan di luar kepala, tanpa system apapun. Dia mengenal setiap karyawan dalam kesehariannya.

(Sumber image: pixabaycom)

Dalam perkembangan yang lebih jauh, dengan system yang lebih kompleks, seorang kepala bagian memerlukan sebuah alat ukur, karena secara keseluruhan Divisi atau Perusahaan, diperlukan validasi untuk mengatakan bahwa nilai “baik” dari si A di divisi 1,  relatif sama dengan nilai “baik” dari si B di divisi 2. Pada titik ini, penilaian luar kepala dianggap cenderung subyektif.

Karena itu dicari system yang tujuannya adalah meningkatkan obyektifitas dan menurunkan subyektifitas. Mulailah dirumuskan system Performance Appraisal, mulai dari setting target, mid year review sampai annual review.

Makin kemari, system semakin dipertajam, sedemikian rupa sehingga jumlah waktu dan upaya untuk melaksanakannya memerlukan waktu yang tidak sedikit. Belum lagi investasi untuk teknologi masa kini demi menunjang Performance Appraisal yang lebih obyektif. Kita perlu alat atau teknologi  yang bisa menunjukan data tingkat kinerja setiap karyawan.

Mulailah perusahaan berkenalan dengan berbagai system, yang kalau diimplementasi, butuh enerji dan waktu yang tidak sedikit, serta biaya yang aduhai. Dan mereka yang menerapkan system secara benar pun tidak memberikan jaminan bahwa perusahaan bisa meningkatkan kinerja karyawannya, paling tidak itu alasan dari mereka yang ingin mengubah system tersebut dewasa ini.

Apa Persisnya yang Dialami?

Apa yang sebetulnya dialami berbagai perusahaan? Pengalaman kebanyakan perusahaan mengatakan, Performance Appraisal (PA) yang sedang diimplementasi:

• Sangat menyita waktu.
• Banyak paper-work (atau isian formulir online).
• Timbulkan frustrasi, baik manager maupun karyawannya, terutama bila beda persepsi tentang nilai atau tingkat kinerja.
• Waktu, uang dan upaya untuk mengerjakan PA belum tentu menjamin tercapainya tujuan utama, yaitu meningkatkan kinerja karyawan.
• Bisa menumbuhkan disengagement (ketidak-terlekatan), kalau prosesnya tidak dilaksanakan dengan benar.
• Performance feed-back yang diharapkan bisa memberi motivasi, dalam kenyatannya tidak. Ada pula studi yang mengatakan bahwa banyak orang membenci proses feed-back tersebut. Data yang disajikan dalam proses itu sepenuhnya benar, tapi manager tidak dibekali dengan CARA memberikanfeed-back secara benar.
• Feed-back yang diharapkan bisa menunjang program Development, pada kenyataannya tidak tercapai, karena eksekusinya yang tidak benar.

Apa Benar Performance Appraisal Mau Dihilangkan?

Bila kita membaca berbagai artikel yang berkaitan dengan perusahaan-perusahaan yang namanya disebut-sebut akan “get rid of annual performance reviews and rankings”, yang ditemukan adalah:

• Mereka ingin meninggalkan system dan proses Performance Review yang mereka gunakan saat ini.
• Secara harfiah, judul artikel koran di atas berarti perusahaan ini ingin menghilangkan evaluasi dan ranking kinerja tahunan.

Tapi apakah mereka tidak akan lagi melakukan Evaluasi Kinerja (Performance Appraisal) individu lagi? Ternyata tidak demikian. Mereka ingin menyederhanakan proses. Ambil saja contoh Deloitte.

Mereka akan menerapkan hanya 4 pertanyaan:

Dua pertanyaan yang akan dijawab dengan skala 5, dari strongly agree hinggastrongly disagree:

• Given what I know of this person’s performance, and if it were my money, I would award this person the highest possible compensation increase and bonus.
• Given what I know of this person’s performance, I would always want him or her on my team.

Sementara itu dua pertanyaan berikutnya akan dijawab dengan YA atau TIDAK:

• This person is at risk for low performance.
• This person is ready for promotion today.

Mereka akan fokus pada orangnya demi Pengembangan, dengan mempertimbangkan kinerjanya saat ini.

Melihat kenyataan ini, apakah mereka akan menghilangkan Performance Appraisal? Sama sekali TIDAK.

System dan prosesnya yang dibenahi. Mereka masih melakukan Performance Appraisal dengan cara yang berbeda! Mudahkah menjawab pertanyaan tiga dan empat di atas? Sang manager akan memerlukan dasar input untuk sekedar menjawab YA atau TIDAK.

Bagaimana caranya? Kita tunggu untuk belajar dari pengalaman mereka.

Prasyarat untuk Suksesnya Perubahan Ini

Baik system Performance Appraisal yang ada sekarang, ataupun yang sedang disederhanakan oleh beberapa perusahaan, menurut kami ada faktor yang sangat menentukan keberhasilannya: Sang Leader itu sendiri. Yang masih perlu dipastikan di sana adalah tingkat Kematangan (Maturity) setiap pemimpin, untuk bisa memainkan peran penilaian secara obyektif, tidak pilih kasih. Baik dalam system yang sederhana atau kompleks, subyektivitas harus ditekan serendah mungkin.

Bila para Leader sadar akan panggilan tugas mereka untuk mengembangkan anak buahnya demi kemajuan perusahaan, maka mereka akan meluangkan waktunya untuk mengevaluasi progress anak buahnya, sekaligus memberikan feed-back. Dan kalau saja dalam keseharian, seorang Leader sering turun ke bawah, dekat dengan anak buahnya, maka dia tidak memerlukan formulir yang rumit, untuk menilai kinerja mereka, karena dia kenal semua anggotanya satu per satu, lengkap dengan keunikan talenta masing-masing.

“Good leaders make people feel that they’re at the very heart of things, not at the periphery. Everyone feels that he or she makes a difference to the success of the organization. When that happens people feel centered and that gives their work meaning.” (Warren G. Bennis)

Bagi Anda yang berminat belajar Manajemen SDM dan HRD secara GRATIS. 

Join Halaman Telegram Komunitas Young HRD Indonesia

https://t.me/YoungHRDIndonesia

Note : 
Bagi Anda yang serius ingin belajar mengenai metode terbaru dalam penilaian kinerja karyawan. Saya akan bagikan GRATIS Video tentang Penilaian Kinerja berbasis Key Performance Indicators (KPI).

Anda bisa menghubungi Tim Young HRD Indonesia lewat No. WhatsApp 085852316552. 

Ketik YHI_Profesi_Nama Lengkap_Domisili dan Chat "Mau Video Penilaian Kinerja berbasis KPI".

Segera saya kirimkan link video untuk membantu memudahkan Anda untuk belajar tentang KPI.

Formulir Penilaian Kinerja Karyawan ( Employee Performance Appraisal Form )

Sumber : www.younghrd.blogspot.com

Metode Penilaian Rating Scale (Skala Rating) versi Werther dan Davis


Metode Penilaian Kinerja Karyawan Rating Scale ini merupakan penilaian yang tertua. Skala ditetapkan dari yang terendah hingga yang tertinggi. Evaluasi berdasarkan pendapat si penilai sendiri. Umumnya, dilaksanakan oleh atasan langsung. Kelebihannya adalah tidak mahal, mudah dilaksanakan dan dapat diterapkan pada karyawan di organisasi yang jumlahnya banyak. Kelemahan utama adalah subjektivitas.


Sumber : Buku A to Z Human Capital Manajemen Sumber Daya Manusia oleh Jimmy L. Gaol halaman 294

Bagi Anda yang berminat belajar Manajemen SDM dan HRD secara GRATIS. 

Join Halaman Telegram Komunitas Young HRD Indonesia

https://t.me/YoungHRDIndonesia

Bagi Anda yang serius ingin belajar mengenai Metode Terbaru dalam penilaian kinerja karyawan. Saya akan bagikan GRATIS Video tentang Penilaian Kinerja berbasis Key Performance Indicators (KPI).

Anda bisa menghubungi Tim Young HRD Indonesia melalui No. WhatsApp 085852316552. 

Ketik YHI_Profesi_Nama Lengkap_Domisili
dan Chat "Mau Video Penilaian Kinerja berbasis KPI".

Segera saya kirimkan link video untuk membantu memudahkan Anda untuk belajar tentang KPI.