AGEN PERUBAHAN BUDAYA PERUSAHAAN - TIPS MEMBANGUN BUDAYA ORGANISASI AGILE CULTURE

 

TIPS MEMBANGUN BUDAYA ORGANISASI AGILE CULTURE

Artikel oleh :

Indira Maharani

- Praktisi HR Professional, Organization Development Consultant 

- Professional Coach

- Penulis Buku Culture Energy - A Framework to Highly Engage Culture

Menurut World Economic Forum (WEF)  Skill yang akan dibutuhkan Sebagai Future Leader Industry dalam waktu kedepan adalah berkaitan dengan Innovasi, Complex Problem Solving, Entrepreneurship dan strategic vision untuk kian kompetitif berada di market yang ada. Perlunya organisasi untuk memiliki Kegesitan (Agile) dalam merespon perubahan yang sangat dinamis. Dulu, kita mengenal bahwa organisasi menjadi mesin penggerak sehingga berbagai tipe Top-Down Hierarkhy, Bureucracy sangat banyak kita temukan. Namun Konsep Agile Organization adalah organisasi yang di dalamnya terdapat living “Organism” yaitu kehidupan yang saling terikat dan mensupport satu sama lain. 

Dengan perubahan dunia industrial menjadi industry 4.0 proses industry mengalami banyak perubahan dalam otomatisasi secara digital. Dimana perubahan di era saat ini adalah merupakan hal yang menjadi mutlak saat dunia industri kian mengalami kemajuan. Menjadi Agile dalam masa ini adalah essential. Memastikan organisasi terus melakukan perubahan secara dinamis serta tetap stabil dalam bisnis.

Apa saja hal yang perlu diperhatikan saat organisasi anda ingin me-reorganisasi menjadi nimble culture? 

1. Melonggarkan aturan

Membuat segala aturan yang ada menjadi simple dan mengarah pada purpose serta value strategy bisnis hal yang telah ditetapkan. Proses bisnis yg menginginkan akselerasi memungkinkan kecepatan dalam mengambil suatu kebijakan dan aturan.

2. Berani mengambil resiko

Membuat resiko kecil untuk mempelajari hal baru melakukan penemuan baru dan implementasi sebuah hal baru adalah hal yang diharapkan dalam menciptakan culture nimble. Perubahan kecil yang bersifat improvement atau perubahan minor bukanlah hal yg kini menjadi tantangan.

3.  CollaborAction

Peran serta dan tanggungjawab seluruh stakeholder yg memungkinkan terwujud harus dipertimbangkan. Kompetensi, behaviour diri individu di organisasi menjadi penting untuk mendefine tentang kompetensi creative thinking dan complex problem solving. Sehingga culture organisasi mampu menumbuhkan setiap individu.

Apakah sumberdaya kita siap memiliki kompetensi yang sesuai dengan strategy atau purpose perusahaan? Fungsi dan peran HR sebagai change Agent sangat diperlukan dalam melakukan transformasi culture dan melakukan enhancement dalam kompetensi individu. 

Dengan latar belakang itu Buku CULTURE ENERGY A Framework to Highly Engage Culture hadir membersamai praktisi HR, Para Leader, Business Owner untuk membawa culture sebagai bagian terpenting dalam perhatian Karena Pengaruh membangun sebuah Proses, Sistem, Standard dalam perusahaan perlu kekuatan culture yang mendukung strategy dan purpose perusahaan.

Teman-teman yang ingin belajar ilmu HRD, Manajemen SDM dan Pengembangan Diri secara GRATIS.

Semua sudah saya rangkumkan spesial untuk Anda di link ini 

Halaman Facebook 

https://www.facebook.com/YoungHRDIndonesia

Channel Telegram

https://t.me/YoungHRDIndonesia

Berminat belajar Transformasi Budaya Organisasi melalui Culture Energy bersama Coach Indira.

Hubungi :

Ringga Arie 

HRM Learning Partner

http://wa.me/6285852316552

AGEN PERUBAHAN BUDAYA PERUSAHAAN - DAMPAK KEHANCURAN UBER AKIBAT KETIDAKSESUAIAN BUDAYA ORGANISASI

DAMPAK KEHANCURAN UBER AKIBAT  KETIDAKSESUAIAN BUDAYA ORGANISASI

Artikel oleh :

Indira Maharani

- Praktisi HR Professional dan Organization Development Consultant

- Profesional Coach

- Penulis Buku Culture Energy - A Framework to Highly Engage Culture

Sejarah yang mencatat tentang kasus perusahaan transportasi UBER yang mengalami multiple crisis di dalam organisasinya, beberapa kasus terjadi dalam kepemimpinan CEO dan founder UBER Travis Kalanick.

Dimana sebuah kasus terjadi dengan mempengaruhi pola pikir organisasi menjadi Aggressive mindset, gerakan No-Prisoner, sejumlah catatan pencurian technology, pelanggaran perilaku sexual, bullying serta potensi kehilangan market utama di London. 

Pada Agustus 2017 Dara Khosrowshahi sebagai CEO yang baru kemudian menyatakan Permohonan maaf secara public dan global atas apa yang terjadi pada UBER dia menyatakan di dalam kepemimpinan Travis Kalanick perusahaan telah mengambil resiko yang besar atas keputusan yang diambil serta kehilangan banyak hal  yang penting bagi UBER.

Semua karyawan diminta untuk memiliki kemampuan yang dikenal sebagai UBER Competencies yaitu "Fierceness" (Ambisius) and "Super Pumpdness" (Antusiasme). Dengan CEO yang baru ia mencetuskan beberapa perubahan culture yang ia kenalkan secara global The New Eight Cultural Norms yang diinisiasi dari ide 1.200 karyawan mereka secara global, dan di voting 22.000 kali termasuk salah satunya "We Build Globaly, We live locally", "We celebrate Differences" dan hal yang mendasar dan tegas adalah tentang " We Do The Right Thing, Period".

Maka itulah sebuah dampak penanaman nilai atau culture bagi sebuah perusahaan, dan juga harga yang harus dibayar oleh semua pihak ketika culture sudah tidak lagi relevan serta tidak ditegakkan secara utuh bahkan bertentangan dengan norma sosial. Sehebat apapun  mendirikan sebuah bangunan organisasi maka culture yang tidak sesuai tidak akan dapat menyelamatkan semua orang baik karyawan, business itu sendiri atau bahkan seorang CEO.

Mari Membuat organisasi kembali kepada arah yang diinginkan, sebagai misi dan eksistensi awal organisasi itu berdiri mencapai visi dengan saling berbagi kemanfaatan dan kebaikan semua pihak. Menanamkan nilai yang diyakini melalui perilaku yang sesuai dengan cita - cita luhur  organisasi.

Teman-teman yang ingin belajar ilmu HRD, Manajemen SDM dan Pengembangan Diri secara GRATIS.

Semua sudah saya rangkumkan spesial untuk Anda di link ini 

Halaman Facebook 

https://www.facebook.com/YoungHRDIndonesia

Channel Telegram

https://t.me/YoungHRDIndonesia

Berminat belajar Transformasi Budaya Organisasi melalui Culture Energy bersama Coach Indira.

Hubungi :

Ringga Arie 

HRM Learning Partner

http://wa.me/6285852316552

AGEN PERUBAHAN BUDAYA PERUSAHAAN - MENDESAIN BUDAYA & MENGELOLA PERUBAHAN

MENDESAIN BUDAYA & MENGELOLA PERUBAHAN

Artikel oleh :

Indira Maharani

- Praktisi HR Professional dan Consultant

- Profesional Coach

- Penulis Buku Culture Energy - A Framework to Highly Engage Culture

Menurut Buku HR Competencies Model (2016) oleh Mike Ulrich, Dave Ulrich dkk, Peran HR Professional meliputi mengelola perubahan serta budaya di perusahaan. Dengan tugas sebagai champion dalam Budaya dan perubahan maka Tugas HR Professional tersebut memastikan agar kedua hal tersebut secara konsisten terus berlangsung dan hidup bersama organisasi mereka.

Dalam prosesnya bisa jadi perusahaan berganti visi dengan melihat kepada kebutuhan focus external dan juga mendifferensiasi produk dan layanan di market. Mengganti logo Brand, melakukan campaign kepada customer, berusaha melakukan eksternal exposure untuk mendapatkan public interest. Atau jika dirasa perusahaan anda dirasakan kurang adaptif terhadap perubahan pasar, baik itu produk, layanan atau karyawannya. Less responsive serta menunjukkan respon negatif atau penolakan terhadap perubahan yang digagas oleh perusahaan.

Lalu apa makna peran HR dalam hal ini? Yaitu sebagai pengemban kepentingan dari stakeholder. Berat yah? Engga juga, Karena Menurut Dave Ulrich seorang HR Professional bertugas “memfasilitasi” perubahan tersebut. Sebagai contoh produk layanan anda berganti market untuk diversifikasi market baru, maka hal apa yang perlu diketahui karyawan tentang market baru tersebut. Memfasilitasi dengan Menciptakan kelas diskusi tingkat Manajerial serta karyawan, membangun committee perubahan perlu dilakukan untuk menghidupkan nilai-nilai baru yang mengarah pada visi perusahaan yang baru. Visi besar perubahan besar perlu ditanamkan, serta bagaimana mereka diharapkan berkontribusi di diri individu mereka masing – masing sesuai dengan Values atau Nilai yang baru. Menanamkan kompetensi perilaku dan sikap mental yang baru sesuai dengan visi yang baru. Mendorong untuk kian menciptakan perubahan kecil di dengan sub unit untuk memaknai perubahan tersebut. Serta tetap memberikan continuous support dan guidance dalam periode perubahan tersebut. Intinya tugas dan peran HR memaknai perubahan menjadi hal yang menyenangkan, meaningful bagi seluruh stakeholder termasuk karyawan!

Dalam Mengelola perubahan memastikan bahwa keseluruhan anggota tim berkontribusi positif sesuai dengan tugas dan kapasitasnya, memfasilitasi penetapan target dan meretain semangat perubahan sesuai dengan tahapan yang dijadwalkan. Keunikan mengelola orang dalam masa perubahan itu penting, akan bermunculan sikap kelompok orang yang Patuh, Ragu, Tinggal, atau Penentang seperti yang saya sebutkan dalam Buku saya Culture Energy. Nah bagaimana harus bersikap pada kelompok yang ada dalam kuadran tipe tersebut? Itu adalah salah satu peran HR dalam Mengelola Perubahan.

Diatas adalah sekelumit hal yang pernah saya jalani di professional experience, apakah terlihat mudah? tidak juga. Apakah mudah dijalani? Tergantung kesiapan organisasi anda dalam mengadaptasi perubahan dan Kegesitan (Agile) dalam budaya anda. So, Segeralah Bersiap!

 

Teman-teman yang ingin belajar ilmu HRD, Manajemen SDM dan Pengembangan Diri secara GRATIS.

Semua sudah saya rangkumkan spesial untuk Anda di link ini

Halaman Facebook

https://www.facebook.com/YoungHRDIndonesia

Channel Telegram

https://t.me/YoungHRDIndonesia

Berminat belajar Transformasi Budaya Organisasi melalui Culture Energy bersama Mbak Indira.

Hubungi :

Ringga Arie ,S.E

HRM Learning Partner

WhatsApp 085852316552

http://wa.me/6285852316552

PEMIMPIN YANG INDAH

“PEMIMPIN YANG INDAH“

Oleh : Herry Tjahjono

Terapis Budaya Perusahaan

Kompas, 28 April 2015

Kisah ilustratif berikut ini menunjukkan betapa kepemimpinan sangat menentukan nasib sebuah organisasi. Apple, mendunia dan sukses fenomenal – setelah Steve Wozniak berpadu dengan Steve Jobs. Relatif sama, Richard dan Maurice McDonald mendirikan McDonald’s, namun setelah mereka bertemu Roy Kroc – MCDonald’s jadi mendunia. Konon ada satu faktor determinan yang membuat Apple dan McDonald’s mendunia, yaitu kepemimpinan dari Steve Jobs dan Roy Kroc. Itu sebabnya muncul sebuah paradigma spesifik dalam ilmu perilaku organisasi : jika kinerja sebuah organisasi menurun atau tidak produktif – langkah paling awal dan efektif untuk dilakukan adalah mengganti pemimpinnya.

Tak luput organisasi yang bernama Indonesia. Maksudnya, faktor kepemimpinan akan sangat menentukan gagal atau suksesnya Indonesia sebagai sebuah Negara. Dan ternyata salah satu kunci kebesaran seorang pemimpin adalah keberanian. Keberanian di sini bukan secara harfiah dan sempit, misalnya keberanian untuk berperang, melawan, menaklukkan, dan lainnya. Namun keberanian untuk mendengarkan nurani kepemimpinan atau inner voice (Stephen Covey) dan menjalankannya tanpa kompromi. Berdasarkan faktor keberanian mendengarkan nurani diri ini, ada dua jenis pemimpin :

Pertama, pemimpin konsensus ! Pemimpin konsensus adalah pemimpin yang menerima dan menjalani tugas kepemimpinannya sebagai kewajiban. Mekanisme kerja kepemimpinannya dilandasi oleh prinsip penawaran diri, transaksional. Artinya, seorang pemimpin melakukan tawar-menawar sehingga usaha, kerja, dan kinerja kepemimpinannya selalu dihubungkan dengan seberapa besar hasil atau resiko yang ia dapatkan. Pemimpin konsensus yang memandang kepemimpinan sebagai kewajiban ini biasanya akan lari dari tanggung jawab jika menghadapi risiko atau bahaya. Atau, jika dirasakannya penghargaan lebih kecil dari tugas dan risiko yang diemban, mereka menjalankan tugas seadanya, ala kadarnya – dan pada titik tertentu mereka akan memilih sikap untuk diam dan permisif – meski sadar bahwa kepentingan organisasi yang (lebih) besar sedang dikorbankan.

Gejala para pemimpin konsensus ini bermacam-macam, tapi intinya mereka akan selalu memperhitungkan bobot rasa aman kepemimpinan dibandingkan resiko yang harus dihadapi. Ekspresi kepemimpinan konsensus itu sangat tipikal seperti misalnya : “ saya hanya menjalankan tugas saya (karena tahu berhadapan dengan resiko melawan arus besar atau tidak populis), nothing to lose (biasanya dalam kondisi kepepet dan harus menjaga gengsi pribadi), saya tidak boleh melakukan intervensi (karena tahu intervensi itu akan mengusik rasa aman kepemimpinannya)”. Pendeknya, keberanian para pemimpin konsensus ini sebatas pada “kewajiban” yang dihitung setara dengan pernghargaan yang mereka terima, atau resiko yang dihadapi. Bahkan ia akan menentang nurani kepemimpinannya (inner voice) meski diyakininya benar.

Kedua, pemimpin kontributif ! Pemimpin kontributif ini sebaliknya, ia memiliki keberanian untuk mendengarkan nuraninya dan sekaligus menjalankannya nyaris tanpa kompromi. Dan sebagai dampaknya, pemimpin kontributif berani dan mampu melawan arus besar, suara mayoritas, suara partai, bahkan termasuk “otoritas” yang lebih tinggi (jika ada, baik itu otoritas individual maupun institusional). Don’t let the noise of others’ opinions drown out your own inner voice. And most important, have the courage to follow your heart and intuition – ungkapan kepemimpinan Steve Jobs inilah yang menentukan kebesaran dirinya sebagai pemimpin Apple.

Dalam skala yang berbeda, John F. Kennedy (JFK) adalah contoh relatif sempurna terkait konteks tulisan ini. Bahkan JFK disebut sebagai Profile in Courage – sesuai buku yang ditulisnya – bertutur tentang delapan senator pemberani dari berbagai partai (John Quincy Adams, Daniel Webster, Thomas Hart Benton, Sam Houston, Edmund G. Ross, Lucius Lamar, George Norris, dan Robert A. Taft) yang mampu mempertahankan sikap sesuai pilihan yang dianggap benar meski harus bertentangan dengan kemauan orang banyak, atau tekanan apapun lainnya. Meski untuk itu mereka harus mengorbankan karir dan popularitas politik mereka. Artinya, semua resiko dan rasa aman kepemimpinan dikorbankan demi kepentingan lebih besar yang disuarakan oleh hati nuraninya.

Sedangkan Peter F. Drucker menyebutkan bahwa tugas utama seorang pemimpin adalah melakukan hal yang benar, bukannya melakukan sesuatu dengan benar. Dari semua uraian di atas, kita paham – betapa langkanya pemimpin seperti itu di Indonesia. Kita telah memilih Jokowi, dan sejak awal kita berharap ia mampu menjadi pemimpin kontributif. Namun segenap output kepemimpinannya selama beberapa bulan ini – sampai sikap permisif selama Kongres PDIP di Bali baru lalu – menunjukkan bahwa sebagai presiden ia masih dalam tataran pemimpin konsensus.

Kepatuhan, loyalitas, sikap permisifnya – bukan cuma soal karakter pemimpin Jawa yang santun dan tepa selira – tapi soal keberanian untuk mendengarkan nuraninya dan melakukan sesuatu atas kepemimimpinannya sendiri. Dia sadar bahwa kepemimpinannya yang selama ini lebih banyak dikendalikan oleh tekanan partai, senioritas pemimpin partai, dan tekanan arus besar lainnya – membuat output kepemimpinannya tidak efisien dan tidak efektif untuk kepentingan bangsa. Dia juga sadar bahwa sikap kepemimpinannya yang permisif sungguh membuat dirinya sebagai personifikasi simbol kepala pemerintahan dan Negara, dijatuhkan. Mungkin Jokowi telah melakukan kewajibannya dengan benar (permisif, patuh). Namun ia melalaikan tugas utamanya sebagai pemimpin, yaitu melakukan sesuatu yang benar (versi Drucker). Dia belum menjadi profile in courage (versi JFK).

Jokowi orang baik, namun ia perlu punya keberanian untuk mendengarkan nurani kepemimpinannya, sekaligus menjalankannya tanpa kompromsi – bahkan jika untuk itu harus mengorbankan popularitas dan karir kepemimpinannya. Namun pada titik itu, Jokowi akan dihormati dan dikenang sebagai pemimpin kontributif bagi bangsa ini. Dan mengadaptasi Dr. Chaterine Roberts : Pemimpin, melalui pengetahuan keinsanian yang unggul bisa mengetahui apa arti menjadi seorang pemimpin, yaitu jika ia bisa memberikan sumbangsih (kontribusi) pada kehidupan dan kepemimpinannya. Dengan sumbangsih itu, ia seinsani-insaninya pemimpin, alangkah indahnya.

Kita pernah memiliki pemimpin insani yang indah, seperti misalnya Hoegeng atau Hatta. Dan sampai batas tertentu, sekarang salah satunya ada Menteri Susi – yang berani mengatakan : Kalau Jokowi (dan JK) tak lakukan perubahan, berarti kita salah pilih ! Sungguh, kita merindukan pemimpin yang indah seperti itu !

Budaya Perusahaan Kelas Dunia : Budaya TODE XL Axiata

sumber : http://jamilazzaini.com/budaya-perusahaan-kelas-dunia/

“Budaya T.O.D.E = Taking ownership, Outside-in, Demanding, dan End to end. Budaya perusahaan kelas dunia..” Jamil Azzaini’s quote

Semua perusahaan besar dan ternama ternyata sangat peduli terhadap budaya perusahaan. Bukan hanya dibuat tetapi mereka “habis-habisan” mensosialisasikan nilai-nilai yang ingin ditanamkan di semua stakeholder perusahaan. Asyiknya buat saya adalah, nilai-nilai perusahaan itu bisa juga saya terapkan dalam kehidupan pribadi.

Contohnya XL Axiata. Perusahaan tersebut memiliki budaya kerja “memberikan pengalaman pelanggan yang terbaik”. Untuk mewujudkannya, mereka menerapkan perilaku kerja TODE, kependekan dari Taking ownership, Outside-in, Demanding, dan End to end.

Perilaku kerja itu sejatinya bisa kita terapkan dalam kehidupan sehari-hari, tentunya dengan berbagai modifikasi. Taking ownership bisa kita terjemahkan jadilah orang yang berani mengambil tanggungjawab. Milikilah nyali untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan besar, tak hanya sibuk dengan rutinitas yang mematikan kreativitas.

Outside-in bermakna dengarkanlah pendapat para ahli dan guru-guru kehidupan. Mereka terbiasa melihat segala sesuatu dari perspektif yang lebih luas (helicopter view) sementara kita lebih banyak menggunakan “kacamata kuda”. Dengarkanlah juga suara hati orang-orang yang kita cintai. Apakah mereka bahagia? Apakah mereka bangga dengan kita? Tanyakan, jangan terlalu sibuk dengan perasaan dan tafsiran ego pribadi.

Demanding itu berarti terbiasa menetapkan standar yang tinggi. Hidup ini tak cukup asal melakukan yang baik-baik. Kita harus terbiasa melakukan yang baik-baik dengan cara terbaik. Kerja tak asal kerja, bisnis tak asal bisnis, ibadah tak asal ibadah, berkeluarga tak asal berkeluarga. Semua harus dilakukan dengan strategi dan cara yang terbaik.

End to end itu adalah fokus pada proses yang terbaik, terbiasa melakukan segala sesuatu hingga tuntas. Kita harus menjauhi cara kerja “hangat-hangat tahi ayam”, semangat saat diskusi tapi ogah dan bermalas-malasan saat harus aksi. Seorang pemain bola yang mahir membawa bola, melewati banyak pemain menuju gawang lawan namun tak mau memasukan bola ke gawang lawan, dalam sebuah kompetisi itu adalah sia-sia. Lakukanlah pekerjaan hingga tuntas.

Perusahaan-perusahaan kelas dunia memiliki budaya kerja sehingga mereka terus eksis dalam persaingan.

Bagi Anda yang berminat belajar Manajemen SDM dan HRD

Join Halaman Telegram Komunitas Young HRD Indonesia

https://t.me/YoungHRDIndonesia

Brain – Beauty – Behaviour at Work

Brain, beauty, dan behaviour, ketiganya bukan istilah yang asing lagi. Nyaris pada setiap menjelang pemilihan kontes putri kecantikan yang akan digelar, ketiga istilah ini kembali didengungkan. Mereka yang akan menjadi pemenang adalah yang memenuhi kriteria tersebut, selain tentunya, ada kriteria-kriteria lainnya. Sebenarnya, apakah memang ketiga faktor tersebut penting? Sekedar untuk ajang kontes atau memang perlu dalam kehidupan sehari-hari? Bagaimana pengaruhnya dalam dunia kerja?  Sejauh mana ketiga faktor ini berperan dalam peningkatan karier kita? Kita bahas dulu pengertian dari masing-masing istilah.

Brain, secara harafiah artinya otak. Disini pemaknaannya berarti individu harus memiliki pengetahuan, knowledge, dan skill, serta wawasan yang memadai. Knowledge dan skill seperti apa? Seberapa banyak yang harus diketahui? Kita akan bahas lebih lanjut dibawah.

Beauty, kecantikan. Apakah orang perlu cantik untuk dapat diterima bekerja? Untuk sukses berkarir, apa kita harus cantik, menarik? Betapa tidak adilnya dunia bagi orang-orang berwajah standar.  Kita dalami lagi nanti.

Behaviour, atau tingkah laku. Jelas disini apa yang kita perbuat menjadi tanggung jawab kita. Apakah kita mengerjakan dan menyelesaikan tugas yang menjadi tanggung jawab kita? Bagaimana kita bertingkah laku dalam membina hubungan dengan orang di sekitar kita.

Pembahasan  kita mulai dengan  contoh yang paling mudah, posisi frontliner.  Deskripsi  tugas frontliner secara umum menerima tamu / customer, menerima informasi dan complain dari customer.

Seorang frontliner, jelas merepresentasikan perusahaan. Sehingga biasanya mereka diberikan seragam khusus  yang menggambarkan  imej perusahaan. Saat akan menemui  frontliner,  customer secara otomatis akan memilih yang berpenampilan menarik. Penampilan menarik, tidak terbatas tampilan fisik atau muka. Tapi lebih secara tampilan keseluruhan.  Muka yang ‘standar’ dengan diberi dandanan sederhana bisa jadi tampak lebih menarik dibandingkan dengan wajah cantik berdandan ‘menor’.

Demikian pula dengan busana.  Bagi yang diwajibkan berseragam,  tidak ada kesulitan dalam memilih busana. Hanya harus memastikan seragam yang dikenakan dalam kondisi rapi dan tidak kusut.  Penggunaan asesoris biasa dibatasi agar jelas imej yang ingin ditampilkan.

Saat customer mulai mengajukan pertanyaan atau complain, disini frontliner harus memastikan dirinya menampilkan tingkah laku yang pantas.   Terutama bila customer complain atau menyampaikan ketidakpuasan terhadap jasa/produk yang dibelinya. Frontliner harus memastikan dirinya tetap bersikap ramah dan tidak terpancing emosinya.

Tidak hanya yang kasat mata. Seorang frontliner harus memiliki pengetahuan dan wawasan memadai tentang perusahaan dan jasa/produk yang dijual. Sehingga bila  ada customer yang bertanya ataupun mengeluhkan sesuatu,  seorang frontliner  tahu apa yang harus disampaikan dan dijelaskan kepada customer.  Tidak akan menyelesaikan masalah bila frontliner hanya menjawab dengan sikap ramah dan menarik, tanpa memberikan informasi yang dibutuhkan.

Dari contoh diatas, bukan berarti hanya bagian frontliner yang butuh 3B. Tapi semua karyawan. Kenapa demikian?

Setiap karyawan direkrut dengan memiliki kompetensi tertentu. Sepanjang perjalanan kariernya tak mungkin kompetensinya tidak bertambah. Dengan melakukan pekerjaan secara smart dan menyelesaikan permasalahan yang muncul, kompetensi akan meningkat. Dengan mengikuti pelatihan dan diskusi dengan rekan/ atasan untuk menyelesaikan persoalan, kompetensi akan meningkat.

Tak ada kata yang tak mungkin untuk peningkatan kompetensi. Mulai dari yang harus mengeluarkan biaya sampai dengan yang diperoleh secara cuma-cuma. Yang penting adalah kemauan, open mind dan tidak bersikap defensif atau sok tahu.  Terima semua informasi dengan seksama, cerna dengan logika dan akal sehat. Bertanya pada orang yang ahli, agar Anda tahu dan paham apa yang sebelumnya tidak Anda kuasai.

Bergaul dengan semua orang, semua lapisan juga akan memperluas wawasan kita, walau mungkin dari perspektif yang berbeda. Kita yang harus bisa memilah informasi mana yang mau kita percaya. Termasuk juga memperbanyak data bila harus beradu argumentasi. Tidak ada informasi yang sia-sia, bergantung bagaimana kita memanfaatkannya.

Bicara penampilan, penampilan merepresentasikan diri seseorang. Seorang karyawan yang berpenampilan rapi akan menampilkan kinerja yang baik. Kenapa? Dengan berpenampilan rapi, menunjukkan bahwa dirinya memang siap untuk bekerja. Orang di sekeliling pun tak segan untuk berhubungan dengannya.

Dengan penampilan diri yang baik pun akan meningkatkan rasa percaya diri. Bayangkan bila Anda harus bertemu atau menemui orang yang lebih tinggi jabatanya. Bila penampilan kita seenaknya, tidak rapi, kita akan merasa minder.  Namun, dengan penampilan yang baik, tidak perlu mahal, membuat kita merasa sejajar menghadapi semua orang.

Tidak perlu cantik, apalagi sampai harus melakukan operasi kecantikan. Dengan tampil rapi dan tidak berlebihan, berbusana ‘office look’ orang akan menjadi lebih menarik dan tampak profesional.

Demikian pula dengan sikap dan tingkah laku. Kita harus tahu berhadapan dengan siapa. Tidak perlu ‘cari muka’ atau berpura-pura. Tampillah apa adanya. Namun sesuaikan dengan situasi dan kondisinya. Kita harus dapat bersikap tegas namun tetap sopan.  Berbicara terus terang tanpa menyakiti orang yang kita ajak bicara. Kita harus tetap dapat bersikap tenang menghadapi customer atau rekan / atasan yang sedang meradang.

Sehingga, tidak perlu untuk menjadi seorang Putri atau Miss untuk memantapkan beauty, brain, dan behaviour. Kita harus bisa mengoptimalkan ketiganya untuk mendukung karier.  Dengan kepiawaian kita mengelola beauty, brain, dan behaviour dalam pekerjaan,  kita pasti akan ‘terlihat’, kinerja kita akan berbeda dari orang lain. Tidak hanya di dalam internal perusahaan, perusahaan rekanan pun akan segera ‘mengenali’ keberadaan kita. 

Oleh : Agus Suthedjo

sumber: http://topcareermagazine.com/details_single.php?id=2074&cat=Opinion

Studi Kasus Kisah Budaya Organisasi Nike

Usaha yang dilakukan Phil Knight dalam menjalankan usaha sepatunya sangatlah unik, ia berani mengambil resiko dengan memberikan jaminan kepada perusahaan supplier bahwa sepatunya sudah memiliki pasar atau memiliki retailer. Karena perusahaan supplier tidak akan mau menyuplai sepatu apabila Nike belum memiliki retailer. Nike juga melakukan negosiasi lain dengan pihak retailer, Nike memberikan diskon bagi retailer yang mau membeli sepatunya. Ketika uang dari retailer terkumpul, Nike memutarnya kembali dengan diberikan pada supplier. Perputaran uang yang cepat, akan mengurangi resiko kerugian. Usaha ini dilakukan agar Nike memiliki supplier yang menyiapkan pesanan sepatu sesuai dengan model yang diinginkan oleh Nike sendiri. Sehingga dengan modal sedikit, Phil tetap bisa menjalankan usaha sepatu Nike.

   Setelah menjadi perusahaan global, Nike tetap melakukan usaha-usaha lain yang mendukung kesuksesan. Fokus pada spesifikasi atau image yang dibentuk dari pertama kali muncul, Nike memiliki image sebagai invent dari produk sepatu olahraga. Hal ini tetap dilakukan hingga sekarang, dan ini membentuk positioning produk Nike itu sendiri. Positioning berguna untuk membedakan tawaran yang diberikan produsen dengan membangun sejumlah keunggulan bersaing yang menarik perhatian dalam segmen tertentu. Tugas positioning terdiri dari tiga langkah, yaitu mengidentifikasi sejumlah keunggulan bersaing yang dapat dijadikan dasar untuk membangun posisi, memilih keunggulan bersaing yang dapat dijadikan sebagai dasar untuk membangun posisi, memilih keunggulan bersaing yang tepat, dan memilih suatu strategi positioning produk secara menyeluruh. Perusahaan kemudian harus secara efektif mengkomunikasikan serta menyampaikan posisi yang dipilih kepada pasar.

   Schiffman dan Kanuk (2004) menyatakan bahwa positioning adalah apabila image dari sebuah produk ada di dalam pikiran konsumen. Strategi dari positioning adalah bagaimana menentukan segmentasi dan menyeleksi target pasar. Positioning menyatakan konsep, arti, dan servis dari sebuah produk atau jasa dalam memenuhi kebutuhan konsumen. Strategi positioning yang efektif sebaiknya memiliki dua makna sekaligus. Pertama produk haruslah sesuai dengan kebutuhan pasar, namun juga tetap melakukan persaingan.

 Misi memberikan inspirasi dan inovasi pada atlit di dunia tetap dipegang oleh Nike hingga saat ini. Image yang terkandung dalam misi ini membuat Nike selalu menggunakan model iklan seorang atlit yang terkenal di dunia, seperti Michael Jordan, Tiger Woods, dan Andrew Agassi. Schiffman dan Kanuk (2004) menyebutkan bahwa positioning yang berhasil akan menghasilkan brand-image tersendiri pada konsumen. Brand-image yang positif akan menghasilkan loyalitas konsumen, nilai positif, dan keinginan untuk mencari produk. Strategi produsen dalam positioning akan mempengaruhi kepercayaan konsumen pada merk dan harga yang mereka harus bayar.

Untuk menekan biaya produksi Nike juga memiliki strategi dengan menggunakan supplier dari Asia, sebab biaya buruh di Asia sangatlah murah. Pertama kali ketika Nike menggunakan buruh Jerman, membuat biaya produksi menjadi mahal. Strategi ini menurut Porter (dalam Robbins, 1999) disebut sebagai cost-leadership strategy. Organisasi yang memilih strategi ini harus menjadi pemimpin dalam biaya dan bukan hanya menjadi salah satu calon untuk posisi tersebut. Selain itu, produk yang ditawarkan harus dirasakan sebanding dengan yang ditawarkan oleh para pesaing, atau paling tidak diterima oleh para pembeli. Tujuan dari cost-leadership strategy adalah untuk mencapai efisiensi melalui penekanan biaya  tidak langsung dan economies of scale.

   Walaupun Nike saat ini telah menjadi perusahaan yang terkenal di dunia, fungsi marketing sangatlah penting. Fungsi marketing menurut David J. Rachman (dalam Kotler dan Amstrong, 2001) untuk mengumpulkan informasi pasar tentang kebutuhan konsumen, mengembangkan rencana pemasaran, dan menetapkan harga. Selain itu, marketing bertujuan untuk mengkomunikasikan produk terbaru dan dapat menentukan segmentasi dari produk. Pemasaran segmen menawarkan beberapa manfaat yaitu perusahaan dapat memasarkan barang dan jasanya secara lebih efisien dalam membidikkan produk dan jasa. Perusahaan juga dapat memasarkan produknya dengan lebih efektif dengan menyesuaikan harga, produk, dan program komunikasinya bagi segmen-segmen yang telah dipilih. Beberapa variabel yang biasa digunakan untuk mensegmentasi pasar, adalah :

- Geografi, dengan membagi pasar menjadi unit-unit geografis yang berbeda-beda seperti negara bagian, wilayah, maupun kota.
-  Pendapatan
- Psikografis, membagi konsumen manjadi kelompok-kelompok yang berbeda berdasarkan kelas sosial, gaya hidup, atau karakteristik kepribadian.
- Perilaku, membagi konsumen berdasarkan pengetahuan, sikap, kegunaaan, atau tanggapan suatu produk.

Dengan melayani segmen dan bukan pasar secara keseluruhan, perusahaan memiliki kesempatan yang lebih banyak untuk dapat menyampaikan nilai kepada konsumen dan menerima imbalan yang maksimum atas perhatian kepada kebutuhan pelanggan.
Beberapa persyaratan agar segmentasi efektif :

• Terukur : ukuran, daya beli, dan profil segmen-segmen yang telah ditetapkan  bisa diukur. Contohnya, ada sekitar 32,5 juta orang Amerika yang kidal. Akan tetapi sedikit sekali produk yang ditujukan pada segmen itu, karena tidak ada data demografi mengenai jumlah mereka. 
• Dapat dijangkau : segmen-segmen pasar tersebut dapat dijangkau dan dilayani secara efektif.
• Substansial : segmen pasar cukup besar atau cukup menguntungkan untuk dilayani secara efektif.
• Dapat dibedakan : segmen yang dibidik adalah secara konseptual dapat dibedakan dan menanggapi secara berbeda program dan elemen-elemen bauran pemasaran.
• Dapat dilakukan tindakan tertentu : program-program yang efektif dapat didesain untuk menarik perhatian dan melayani segmen-segmen yang ada.

Iklan yang masuk dalam salah satu media marketing, juga dapat membentuk brand-image perusahaan. Image apa yang diinginkan oleh perusahaan ketika konsumen melihat produk yang ditawarkan. Dari awal Nike telah menggunakan atlet internasional dari berbagai cabang olahraga sebagai model iklan, melalui iklan ini konsumen menangkap image yang dibentuk dan diinginkan oleh perusahaan. Dan akibat dari pembentukan image ini yang tetap dipertahankan hingga saat ini, maka konsumen selalu mengaitkan produk Nike dengan sesuatu yang berbau olahraga.

Henry Assael (1983) menyatakan bahwa stimuli marketing adalah salah satu alat komunikasi yang didisain untuk mempengaruhi konsumen. Produk dan komponennya seperti kemasan, isi, dan penampilan fisik merupakan stimuli primer. Disain komunikasi yang ditampilkan untuk mempengaruhi konsumen seperti penggunaan kata, gambar, dan simbol yang dikaitkan dengan produk merupakan stimuli sekunder. Cara yang efektif untuk mengkomunikasikan stimuli sekunder adalah melalui konsep produk. Konsep produk adalah gabungan dari keunggulan produk yang dapat memenuhi kebutuhan beberapa kelompok konsumen. Elemen yang mendominasi dalam strategi marketing adalah bagaimana cara mengkomunikasikan sebuah produk.

   Dalam berbisnis, tingkat persaingan sangat diperlukan. Persaingan memiliki manfaat antara lain, membuat banyak perusahaan retailer berlomba untuk memaksimalkan produk yang mereka miliki dan membuat kemajuan dalam perusahaan. Dengan adanya tingkat persaingan yang tinggi, maka akan berdampak pada pekerja. Jika perusahaan memutuskan untuk mengikuti persaingan, maka haruslah memperhatikan kesejahteraan pekerja dan lingkungan perusahaan. Karena jika tidak, perusahaan secara cepat atau lambat bisa saja kehilangan pekerjanya.

   Hal-hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan bagi pekerjanya antara lain pengembangan sumber daya manusia untuk memaksimalkan efektivitas individu sehingga produktivitas meningkat. Dilakukan dengan cara memberikan umpan balik langsung terhdap kinerja karyawan, tujuan kerja yang jelas, kontrol yang tidak ketat, memiliki kebebasan dalam menjalankan tugas, komunikasi dua arah, dan adanya keterlibatan dalam mengambil keputusan untuk mengurangi adanya kekecewaan dalam menjalani pekerjaan.

   Partisipasi pekerja dalam manajemen perusahaan juga diperlukan, agar tidak ada perbedaan pandangan ketika perusahaan memutuskan sebuah keputusan. Partisipasi ini memiliki fungsi melindungi kepentingan karyawan, terjadi kerjasama yang baik antar perusahaan dan karyawan, sistem kontrol bagi karyawan dan perusahaan. Bentuk partisipasi karyawan dalam manajemen antara lain perundingan secara kolektif, pengambilan keputusan bersama, konsultasi, dan berbagi informasi yang terkait dengan perusahaan.

   Kesejahteraan karyawan menjadi hal yang penting ketika perusahaan memutuskan untuk melakukan persaingan, karena karyawan haruslah bekerja secara optimal dan efektif. Sebaiknya perusahaan memberikan fasilitas yang berhubungan dengan kesejahteraan karyawan. Pemberian jaminan seperti jaminan kecelakaan kerja, jaminan tabungan hari tua, jaminan kematian, jaminan pengangguran, maupun jaminan sakit, hamil, dan bersalin. Dan yang terakhir adalah pemberian upah yang sesuai. Komponen upah itu sendiri terdiri dari upah pokok, tunjangan tetap dan tidak tetap, bonus, serta upah kerja lembur.

Katagorisasi kesejahteraan karyawan berdasar ILO :

• Intra mural

- Fasilitas medis       
- Seragam atau pakaian pelindung
- Air minum          
- Tempat penitipan anak
- Toilet
- Kantin

•    Extra mural

- Asuransi          
- Rekreasi
- Uang duka         
- Transportasi
- Fasilitas pendidikan       
- Training yang berkaitan dengan tugas
- Fasilitas perumahan       
- Fasilitas medis dan kesehatan

   Apabila strategi positioning yang dilakukan perusahaan Nike berhasil, maka konsumen tidak terlalu mempedulikan perbedaan penggunaan supplier yang berasal dari Amerika atau Australia. Positioning yang berhasil akan menciptakan image yang baik terhadap produk Nike dalam pikiran konsumen. Kepercayaan akan kualitas dan nilai-nilai yang dimiliki maupun harga yang ditawarkan tidak lagi menjadi hal yang dipermasalahkan. Loyalitas dan persepsi positif akan keunggulan produk merupakan hasil dari strategi positioning yang berhasil. (Schiffman dan Kanuk, 2004)

   Phill adalah pemilik sekaligus pendiri perusahaan sepatu Nike. Phill sangat gigih berjuang dan berani mengambil resiko demi menjadikan Nike sebagai perusahaan sepatu yang terkenal. Phill tidak kehilangan semangat dan pesimis ketika Nike beralih menjadi sepatu casual dan kehilangan pasar. Dengan adanya peristiwa itu, Phill semakin menyadari bahwa Nike dimata konsumen memiliki persepsi sebagai sepatu olahraga, walaupun sebagian besar konsumennya tidak menggunakan sepatunya untuk berolahraga. Peristiwa ini memberikan pemikiran mengenai inovasi yang harus dilakukan oleh Phill. Phill terus berusaha mengembangkan model sepatu hingga memperluas produk dengan menambahkan beberapa perlengkapan olahraga seperti tas, kaos, topi, hingga jam tangan. Servis yang dilakukan pun juga bertambah, kini Nike memberikan layanan berupa pemesanan sepatu yang sesuai dengan keinginan baik warna, model, maupun bentuk melalui media internet.

Bowerman adalah salah satu pendiri Nike, ia bekerja dibalik layar. Bowerman memberikan saran dan inovasi bagi pengembangan disain model sepatu Nike. Phill yang mengatur strategi pemasaran Nike, sementara Bowerman bermain-main dengan melakukan eksperimen model sepatu larinya.


Daftar Pustaka :
Assael, Henry. Consumer Behavior and Marketing Action, 2nd Edition. 1984. California : Kent Publishing Company.

Kotler, Philip dan Gary Amstrong. Dasar-dasar Pemasaran, Edisi Kesembilan. 2003. Jakarta : PT Indeks.

P. Robbins, Stephen. Teori Organisasi, Edisi Ketiga. 1994. Jakarta : Penerbit Arcan.

Schiffman, Leon G., dan Leslie Lazar Kanuk. Consumer Behavior, 8th Edition. 2004. New Jersey : Prentice Hall.

Winardi. Marketing dan Perilaku Konsumen. 1991. Bandung : Penerbit Mandar Maju.

www.nike.com diakses tanggal 5 Maret 2007.

Teman-teman yang ingin belajar ilmu HRD, Manajemen SDM dan Pengembangan Diri secara GRATIS.

Semua sudah saya rangkumkan spesial untuk Anda di link ini 

Halaman Facebook 

https://www.facebook.com/YoungHRDIndonesia

Channel Telegram (Menuju 1.000 Member)

https://t.me/YoungHRDIndonesia

Menggabungkan Six Sigma dan Balance Scorecard

(Business Lounge – Quality) – Untuk melakukan continuous improvement dalam organisasi, salah satu metode yang digunakan adalah Six Sigma. Jika Six Sigma digabungkan dengan Balanced Score Card (BSC), maka keduanya menjadi tool yang makin powerful, karena menyelaraskan antara proyek Six Sigma dengan tujuan dan strategi organisasi.

Six Sigma merupakan aktivitas proyek yang dilakukan organisasi dalam rangka continuous improvement, yang diharapkan dapat menghasilkan penghematan sekaligus meningkatkan kinerja. Sementara itu, Balanced Score Card merupakan tool yang dapat membantu organisasi untuk berfokus kepada aspek-aspek penting dalam bisnis, sekaligus melakukan evaluasi terhadap perkembangan yang sudah dicapai.

Dalam Balanced Score Card, karyawan harus mengubah tujuan organisasi menjadi metrik kinerja dari empat aspek.

Keempat aspek berikut inilah yang menjadi sudut pandang dari Balanced Score Card.
• Customer: bagaimana pelanggan memandang organisasi?
• Internal Process: di area mana yang seharusnya menjadi unggulan organisasi?
• Learning/Growth: bagaimana organisasi dapat meningkatkan dan menciptakan value?
• Financial: bagaimana pemegang saham memandang organisasi? Bagaimana Six Sigma dan BSC bisa menjadi perpaduan yang sempurna?

Intinya adalah karena keduanya merupakan metode yang dapat membantu meningkatkan kinerja dari organisasi. BSC membantu dalam rangka menunjukkan area-area mana saja yang perlu ditingkatkan. Melalui BSC, maka metric-metrik akan memperoleh 3 jenis rating, yakni merah untuk buruk, kuning untuk mixed, dan hijau untuk sempurna. Dengan rating ini, maka kita dapat mengetahui aspek mana yang perlu diperbaiki. Selanjutnya, maka dirancanglah proyek-proyek Six Sigma yang ditujukan untuk meningkatkan aspek-aspek yang lemah. Metode Six Sigma menjalankan proyek-proyek yang berupaya dalam meningkatkan kinerja organisasi.

Sementara itu, BSC kembali menjadi matrik yang menjadi tolak ukur dari kemajuan dari kinerja organisasi. Jadi, penggunaan BSC menjadikan proyek Six Sigma yang dilakukan selaras dengan tujuan dan strategi organisasi. Apa yang menjadi fokus organisasi, kemudian ditingkatkan lewat Six Sigma. Faktor yang menjadi kunci sukses dari penggunaan Six Sigma dan BSC ini adalah partisipasi dari seluruh karyawan untuk berpartisipasi dalam melakukannya.

Pentingnya Six Sigma dan BSC harus dikomunikasikan dengan baik kepada seluruh karyawan. Balanced Scorecard juga bermanfaat sebagai alat mengkomunikasikan strategi pada karyawan. Melalui BSC. maka karyawan akan dapat memahami bahwa kontribusi mereka terkait langsung dengan kinerja organisasi. Mereka akan memahami bahwa  empat perspektif dalam BSC saling berpengaruh satu sama lainnya. Sehingga, keempat perspektif tersebut semuanya harus berjalan dengan baik, jika strategi ingin berjalan dengan lancar, dan tujuan organisasi tercapai. Ketika rating jatuh ke indikator merah, tentunya ini menunjukkan bahwa terdapat kinerja yang bermasalah.

Jika karyawan paham pentingnya Six Sigma dan BSC, maka mereka akan berinisiatif untuk mengambil langkah dalam melakukan perbaikan dalam area yang bermasalah tersebut. Apalagi, jika satu area mengalami masalah, maka ini berpotensi menghasilkan masalah ke area lainnya. Sehingga, Six Sigma dengan Balanced Scorecard akan menjadi tools yang powerful jika digabungkan. Six Sigma meningkatkan kinerja, sementara BSC menyediakan indikator lewat metrik untuk mengevaluasi kinerja. Penggunaan keduanya juga memungkinkan untuk menyelaraskan antara continuous improvement dengan strategi dan tujuan organisasi.

Palimirma/Kontributor Business Lounge
Editor: Iin Caratri

Sumber : http://businesslounge.co/2014/05/11/menggabungkan-six-sigma-dan-balance-scorecard/

Bagi Anda yang berminat belajar Manajemen SDM dan HRD secara GRATIS. 

Join Halaman Telegram Komunitas Young HRD Indonesia

https://t.me/YoungHRDIndonesia

Prinsip dan Implementasi 5S

Kosa kata “5S” sangat sering kita dengar hamper dalam keseharian kita, terutama bagi mereka yang berprofesi sebagai karyawan industri manufaktur. Secara harfiah “5S” berasal dari 5 kata dalam bahasa jepang yaitu, Seiri, Seiton, Seisou, Seiketsu, dan Shitsuke. Jika kita terjemahkan dalam bahasa Indonesia ia akan menjadi Pemilahan, Penataan, Pembersihan, Pembiasaan, Pendisiplinan. Sehingga dalam beberapa pabrik, kosa kata 5S ini sudah diubah menjadi “5P” atau dalam konteks lain ia berubah menjadi 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin) walaupun untuk yang terakhir ini terkesan sedikit memaksa, tetapi masih memiliki semangat yang sama dengan 5S.

Secara umum orang mengenal 5S sebagai sebuah cara atau filosofi kebersihan ala orang jepang, namun sesungguhnya tidaklah demikian, 5S bukanlah sekedar cara untuk bersih-bersih pabrik atau area kerja, namun 5S merupakan cara me-manage, cara mengelola area kerja kita baik dari pola kerja yang efisien dan efektif, pola melakukan perbaikan terus-menerus dengan mengikis segala bentuk pemborosan, memperbaiki alur kerja, serta memangkas proses-proses yang tidak perlu dan tidak rasional, selain itu 5S juga mengajarkan kepada kita tentang pola kedisiplinan yang tidak pernah mengenal lelah apalagi menyerah.

Kata kunci dalam pelaksanaan 5S dan sekaligus target sasaran 5S adalah perubahan moralitas kerja ketika kita berada diarea kerja kita, keselamatan kerja, dan efisiensi dalam setiap hal pekerjaan yang kita lakukan. Sebab dengan pelaksanaan 5S, kita bisa dengan mudah melihat perbedaan setiap jenis barang di tempat dan lokasi yang berbeda pula, lebih mudah mengakses dan menemukan sesuatu yang kita cari karena petunjuk lokasi dan tempat yang sudah jelas, lebih hemat waktu dalam mengerjakan sesuatu hal karena petunjuk yang jelas dan standar kerja yang sudah baku disesuaikan dengan kebutuhan kerja, lebih merasa aman dan nyaman dalam bekerja karena semua karyawan telah melakukan hal yang sama dan standar.

Untuk itu, marilah –secara singkat– kita kaji satu persatu dari 5 kata S diatas

Seiri (整理), Pemilahan
Pastikan setiap barang yang berbeda jenis dan keperluannya terpisah. Tidak mencampurkan jenis produk yang sama dalam satu keranjang atau karton box yang sama sebab hal ini berpotensi terkirim sampai ke pelanggan. Pisahkan pula produk yang dinyatakan “OK” dengan produk yang dinyatakan “NG” demikian juga dengan produk yang belum diperiksa, semuanya harus benar-benar jelas memiliki tanda dan terpisah. Pasikan tools, alat-alat yang bisasa digunakan untuk bekerja tidak tercampur dengan alat-alat yang sudah rusak dan tidak bisa digunakan lagi.

Seiton(整頓), Penataan
Setelah kita memilah barang yang berbeda jenis, berbeda keperluannya, dan berbeda tujuan, maka langkah berikutnya adalah menata setiap barang tersebut dengan pemberian identitas yang jelas agar benar-benar tidak tercampur, menatanya dengan pola penyimpanan yang rapi, dari warna box yang dibedakan, misalnya warna biru untuk box produk “OK” warna merah untuk produk “NG” dan warna kuning untuk produk yang belum diperiksa. Atau kita tata alat ukur yang biasa digunakan di lapangan produksi dengan gelang berwarna untuk setiap periode kalibrasi yang kita tetapkan, misalnya gelang kuning untuk alat ukur yang sudah dikalibrasi pada periode semester genap dan gelang warna hijau untuk alat ukur yang dikalibrasi pada periode semester ganjil. Jika masa kerja kita telah memasuki semester ganjil sementara masih ada alat ukur yang menggunakan gelang warna kuning, maka hal ini dengan mudah bisa dideteksi dan segera dilakukan perbaikan dengan melakukan kalibrasi atas alat ukur tersebut.


Seisou (清掃), Pembersihan
Aktifitas bersih-bersih bukanlah merupakan aktifitas khusus dalam pekerjaan kita, melainkan menyatu dengan keseharian jadwal kerja. Dengan seisou, kita pastikan bahwa area kerja kita tetap bersih setelah pekerjaan selesai sama seperti ketika memulai pekerjaan, hal ini bertujuan agar jika terjadi kesalahan atau hal-hal aneh selama bekerja bisa terdeteksi pada saat akhir bekerja, misalnya setiap selesai bekerja semua tools dikembalikan ke kotaknya dan dibersihkan dari kotoran jika ditemukan tools yang sudah rompal dan tidak bisa digunakan, maka dengan segera kita tahu bahwa tools yang dimaksud harus diganti. Selanjutnya perlu segera dilakukan order untuk penjagaan level stock. Dalam hal lain, kita bersihkan meja kerja kita setiap selesai pekerjaan, mengembalikan file-file yang digunakan kepada tempatnya dimana kita pertama kali mengambil. Merapikan meja kerja dan sekelilingnya dari kerja dari dokumen-dokumen yang berceceran dan sampah-sampah lain lalu membuang sampah ke tongsampah dan menyimpan dokumen pada tray dokumen sesuai kebutuhannya. Kegiatan ini menyatu dalam keseharian jadwal kerja kita kapanpun dan dimanapun. Jika hal ini dilakukan maka dengan mudah kita bisa menemukan dokumen yang kita perlukan karena tinggal mengambil di tempat yang sudah ditetapkan bersama, demikian pula halnya dengan tools yang kita butuhkan akan selalu pasti tersedia dalam level stock yang aman untuk digunakan dan dalam kondisi yang bisa pakai. Dalam keseharian habits orang jepang sering kita dengar istilah junbi (Ed: jumbi: persiapan) dan katazuke (rapi-rapi) setiap mereka selesai bekerja, hal ini tidak lain adalah proses seisou yang telah menjadi karakter pribadi setiap orang jepang. Dalam kondisi normal, mereka tidak akan mungkin meninggalkan meja kerjanya berantakan tanpa berusaha melakukan katazuke sebelum meninggalkan tempat kerjanya

Seiketsu (清潔), Pembiasaan
Istilah seisou ini sering kali diterjemahkan sebagai pembiasaan walaupun maknanya lebih dekat pada Standarisasi. Bahwa setiap kita dituntut untuk melaksankan 3S diatas dalam proses sehari-hari, bukan lagi sebagai aktifitas dadakan yang menyita waktu dan energy apalagi sebagai sebuah project yang bernilai sangat mahal tetapi tidak memberikan dampak berarti dalam pekerjaan kita. Rangkaian aktifitas 3S dilaksanakan dengan konsisten dalam keseharian kerja kita, dilaksanakan oleh semua orang tanpa kecuali sebagai sebuah standar baku yang menyatu dengan pekerjaan inti.

Shitsuke (躾), Pendisiplinan
Ini adalah fase terakhir dari rangkaian “Pilah-Tata-Bersihkan-Biasakan”. Penetapan pendisiplinan diri merujuk pada proses panjang yang berkelanjutan, proses pemeliharaan 3S dan standarisasi (S ke-4) dalam rentang waktu yang lama dan terus-menerus. Sejak pelaksanaan 4S berjalan baik, akan muncul permasalah berikutnya dimana 4S ini apakah dijalankan terus menerus dan menjadi habits orang-orang dilingkungan kerja kita atau tidak? Maka Seiketsu sebagai S ke-5 menjadi penyempurna dari 4S sebelumnya. Pada konsep pendisiplinan ini idharapkan pula bukan sekedar mempertahankan kondisi yang ada tetap rapih, bersih, dan standar saja melainkan perlu ada perbaikan berkelanjutan tanpa perbah berhenti berinovasi. Sebab hanya dengan cara itulah perusahaan dapat mempertahankan kondisinya untuk tetap survive ditengah era persaingan global saat ini. Konsep perbaikan berkelanjutan ini pula sejalan dengan prinsip ke -6 pada konsep Manajemen ISO 9001:2008
Demikianlah sekilas tentang prinsip-prinsip 5S. Sepintas terlihat begitu simple, namun bila kita laksanakan dalam keseharian pekerjaan kita, baik dalam lingkungan kantor maupun area kerja produksi maka ia akan mampu meningkatkan produktifitas dan effisiensi dalam setiap aktifitas yang kita lakukan. Sebagai gambaran bagaimana jika kita tidak melaksanakan 5S dalam keseharian kita, simaklah beberapa fakta berikut berikut :

1.     Group produksi machining tiba-tiba tidak bisa menjalankan proses produksinya sebab semua insert cutter yang ada di kotak tools adalah bor bekas yang tidak bisa digunakan lagi. Hal ini terjadi karena foreman group machining tidak terbiasa memisahkan insert cutter yang sudah rusak dengan insert cutter baru yang masih bisa digunakan melainkan menyimpannya bersama-sama dalam satu kotak. Hal ini berdampak tidak diketahuinya secara pasti jumlah insert cutter yang masih digunakan dan yang rusak dalam sebulan pemakaian. Karena kelalaian ini, pihak akunting pun tidak bisa memberikan laporan pembiayaan produksi secara pasti karena tidak diketahuinya berapa jumlah tools yang habis dipakai pada bulan yang bersangkutan. Sebagai dampak tidak bisa berjalannya proses produksi di group machining, maka pengiriman ke pelanggan tidak bisa dilakukan dan departemen Planning terpaksa merevisi rencana kerjanya. Disisi lain akibat tidak bisa mengirim ke pelanggan, terjadi stop line di pabrik pelanggan, sebagai konsekuensinya departemen marketing dikabari akan adanya pemotongan order untuk bulan berikutnya dan sejumlah finalti yang harus dibayar perusahaan akibat kerugian pelanggan karena stop line.

2.     Sebagai sekretaris direktur, Ani terbiasa menyimpan dokumen-dokumen kerja pada tempat yang sudah ia tetapkan dan diketahui oleh atasannya sehingga jika suatu hari Ani berhalangan masuk, sang direktur tahu dimana ia harus mengambil dokumen kerja yang ia butuhkan. Hingga suatu hari Ani digantikan oleh sekretaris baru yang memiliki kebiasaan sangat berbeda, sebutlah Yetty. Yetty merasa cara Ani memilah-milah dokumen dan menyimpannya pada otner berbeda adalah sebuah pemborosan karena setiap otner hanya berisi beberapa lembar dokumen saja sehingga ia rasa sayang jika otner itu dibiarkan kosong demikian. Oleh sebab itu Yetty menyimpan dokumen-dokumen kerja dengan cara digabung dalam satu otner dengan maksud “agar lebih simple dan hemat”. Suatu hari sang direktur meminta Yetty dokumen kontrak tender dengan perusahaan pelanggan yang pernah ia tanda tangani seminggu sebelumnya dalam keadaan urgent karena ia harus segera pergi ke tempat pelanggan untuk mendiskusikan aspek teknis dan detail kontraknya. Sudah hampir 30 menit Yetty membolak-balikkan otner dokumennya dan ia belum juga menemukan dokumen yang dimaksud sebab sesungguhnya Yetty lupa dibagian mana ia menyimpan dokumen tersebut. Hingga akhirnya sang direktur pun marah dan merasa malu kepada pelanggannya karena tidak mungkin ia dapat memenuhi undangan meeting tepat waktu

Dua contoh diatas adalah fakta yang boleh jadi berpotensi terjadi di lingkungan kerja kita. Untuk menghindari hal ini, ada baiknya konsep 5S ini segera kita implementasikan.

Sebagai ringkasan dari diskusi kita, berikut adalah tabel yang mungkin bisa difahami dengan mudah dan bisa menjadi banner di tempat kita bekerja baik di office maupun di lapangan produksi.

日本語	INDONESIA	PENGERTIAN
整理 SEIRI	PEMILAHAN	PILAH yang diperlukan dengan yang tidak diperlukan PILAH barang yang OK (Bisa Pakai) dengan NG (Tidak bisa pakai) PILAH setiap barang yang berbeda jenisnya
整頓 SEITON	PENATAAN	TATA setiap barang agar mudah dicari TATA setiap barang sesuai keperluannya TATA setiap barang agar indah dilihat
清掃 SEISOU	PEMBERSIHAN	BERSIH-kan tempat kerjamu agar jika ada hal aneh mudah dideteksi BERSIH-kan setiap barang agar selalu terawat BERSIH-kan sekelilingmu agar tetap BERSIH
清潔 SEIKETSU	PEMBIASAAN	BIASA-kan dirimu bekerja sesuai STANDAR BIASA berlaku benar adalah STANDAR BIASA berbuat sesuai STANDAR adalah BENAR
躾 SHITSUKE	PENDISIPLINAN	DISIPLIN-kan Kebiasaan 3S pada keseharianmu DISIPLIN-kan Kebiasaan baik agar menjadi KARAKTER DISIPLIN-kan Berperilaku sesuai Standard