Prinsip dan Implementasi 5S

Kosa kata “5S” sangat sering kita dengar hamper dalam keseharian kita, terutama bagi mereka yang berprofesi sebagai karyawan industri manufaktur. Secara harfiah “5S” berasal dari 5 kata dalam bahasa jepang yaitu, Seiri, Seiton, Seisou, Seiketsu, dan Shitsuke. Jika kita terjemahkan dalam bahasa Indonesia ia akan menjadi Pemilahan, Penataan, Pembersihan, Pembiasaan, Pendisiplinan. Sehingga dalam beberapa pabrik, kosa kata 5S ini sudah diubah menjadi “5P” atau dalam konteks lain ia berubah menjadi 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin) walaupun untuk yang terakhir ini terkesan sedikit memaksa, tetapi masih memiliki semangat yang sama dengan 5S.

Secara umum orang mengenal 5S sebagai sebuah cara atau filosofi kebersihan ala orang jepang, namun sesungguhnya tidaklah demikian, 5S bukanlah sekedar cara untuk bersih-bersih pabrik atau area kerja, namun 5S merupakan cara me-manage, cara mengelola area kerja kita baik dari pola kerja yang efisien dan efektif, pola melakukan perbaikan terus-menerus dengan mengikis segala bentuk pemborosan, memperbaiki alur kerja, serta memangkas proses-proses yang tidak perlu dan tidak rasional, selain itu 5S juga mengajarkan kepada kita tentang pola kedisiplinan yang tidak pernah mengenal lelah apalagi menyerah.

Kata kunci dalam pelaksanaan 5S dan sekaligus target sasaran 5S adalah perubahan moralitas kerja ketika kita berada diarea kerja kita, keselamatan kerja, dan efisiensi dalam setiap hal pekerjaan yang kita lakukan. Sebab dengan pelaksanaan 5S, kita bisa dengan mudah melihat perbedaan setiap jenis barang di tempat dan lokasi yang berbeda pula, lebih mudah mengakses dan menemukan sesuatu yang kita cari karena petunjuk lokasi dan tempat yang sudah jelas, lebih hemat waktu dalam mengerjakan sesuatu hal karena petunjuk yang jelas dan standar kerja yang sudah baku disesuaikan dengan kebutuhan kerja, lebih merasa aman dan nyaman dalam bekerja karena semua karyawan telah melakukan hal yang sama dan standar.

Untuk itu, marilah –secara singkat– kita kaji satu persatu dari 5 kata S diatas

Seiri (整理), Pemilahan
Pastikan setiap barang yang berbeda jenis dan keperluannya terpisah. Tidak mencampurkan jenis produk yang sama dalam satu keranjang atau karton box yang sama sebab hal ini berpotensi terkirim sampai ke pelanggan. Pisahkan pula produk yang dinyatakan “OK” dengan produk yang dinyatakan “NG” demikian juga dengan produk yang belum diperiksa, semuanya harus benar-benar jelas memiliki tanda dan terpisah. Pasikan tools, alat-alat yang bisasa digunakan untuk bekerja tidak tercampur dengan alat-alat yang sudah rusak dan tidak bisa digunakan lagi.

Seiton(整頓), Penataan
Setelah kita memilah barang yang berbeda jenis, berbeda keperluannya, dan berbeda tujuan, maka langkah berikutnya adalah menata setiap barang tersebut dengan pemberian identitas yang jelas agar benar-benar tidak tercampur, menatanya dengan pola penyimpanan yang rapi, dari warna box yang dibedakan, misalnya warna biru untuk box produk “OK” warna merah untuk produk “NG” dan warna kuning untuk produk yang belum diperiksa. Atau kita tata alat ukur yang biasa digunakan di lapangan produksi dengan gelang berwarna untuk setiap periode kalibrasi yang kita tetapkan, misalnya gelang kuning untuk alat ukur yang sudah dikalibrasi pada periode semester genap dan gelang warna hijau untuk alat ukur yang dikalibrasi pada periode semester ganjil. Jika masa kerja kita telah memasuki semester ganjil sementara masih ada alat ukur yang menggunakan gelang warna kuning, maka hal ini dengan mudah bisa dideteksi dan segera dilakukan perbaikan dengan melakukan kalibrasi atas alat ukur tersebut.


Seisou (清掃), Pembersihan
Aktifitas bersih-bersih bukanlah merupakan aktifitas khusus dalam pekerjaan kita, melainkan menyatu dengan keseharian jadwal kerja. Dengan seisou, kita pastikan bahwa area kerja kita tetap bersih setelah pekerjaan selesai sama seperti ketika memulai pekerjaan, hal ini bertujuan agar jika terjadi kesalahan atau hal-hal aneh selama bekerja bisa terdeteksi pada saat akhir bekerja, misalnya setiap selesai bekerja semua tools dikembalikan ke kotaknya dan dibersihkan dari kotoran jika ditemukan tools yang sudah rompal dan tidak bisa digunakan, maka dengan segera kita tahu bahwa tools yang dimaksud harus diganti. Selanjutnya perlu segera dilakukan order untuk penjagaan level stock. Dalam hal lain, kita bersihkan meja kerja kita setiap selesai pekerjaan, mengembalikan file-file yang digunakan kepada tempatnya dimana kita pertama kali mengambil. Merapikan meja kerja dan sekelilingnya dari kerja dari dokumen-dokumen yang berceceran dan sampah-sampah lain lalu membuang sampah ke tongsampah dan menyimpan dokumen pada tray dokumen sesuai kebutuhannya. Kegiatan ini menyatu dalam keseharian jadwal kerja kita kapanpun dan dimanapun. Jika hal ini dilakukan maka dengan mudah kita bisa menemukan dokumen yang kita perlukan karena tinggal mengambil di tempat yang sudah ditetapkan bersama, demikian pula halnya dengan tools yang kita butuhkan akan selalu pasti tersedia dalam level stock yang aman untuk digunakan dan dalam kondisi yang bisa pakai. Dalam keseharian habits orang jepang sering kita dengar istilah junbi (Ed: jumbi: persiapan) dan katazuke (rapi-rapi) setiap mereka selesai bekerja, hal ini tidak lain adalah proses seisou yang telah menjadi karakter pribadi setiap orang jepang. Dalam kondisi normal, mereka tidak akan mungkin meninggalkan meja kerjanya berantakan tanpa berusaha melakukan katazuke sebelum meninggalkan tempat kerjanya

Seiketsu (清潔), Pembiasaan
Istilah seisou ini sering kali diterjemahkan sebagai pembiasaan walaupun maknanya lebih dekat pada Standarisasi. Bahwa setiap kita dituntut untuk melaksankan 3S diatas dalam proses sehari-hari, bukan lagi sebagai aktifitas dadakan yang menyita waktu dan energy apalagi sebagai sebuah project yang bernilai sangat mahal tetapi tidak memberikan dampak berarti dalam pekerjaan kita. Rangkaian aktifitas 3S dilaksanakan dengan konsisten dalam keseharian kerja kita, dilaksanakan oleh semua orang tanpa kecuali sebagai sebuah standar baku yang menyatu dengan pekerjaan inti.

Shitsuke (躾), Pendisiplinan
Ini adalah fase terakhir dari rangkaian “Pilah-Tata-Bersihkan-Biasakan”. Penetapan pendisiplinan diri merujuk pada proses panjang yang berkelanjutan, proses pemeliharaan 3S dan standarisasi (S ke-4) dalam rentang waktu yang lama dan terus-menerus. Sejak pelaksanaan 4S berjalan baik, akan muncul permasalah berikutnya dimana 4S ini apakah dijalankan terus menerus dan menjadi habits orang-orang dilingkungan kerja kita atau tidak? Maka Seiketsu sebagai S ke-5 menjadi penyempurna dari 4S sebelumnya. Pada konsep pendisiplinan ini idharapkan pula bukan sekedar mempertahankan kondisi yang ada tetap rapih, bersih, dan standar saja melainkan perlu ada perbaikan berkelanjutan tanpa perbah berhenti berinovasi. Sebab hanya dengan cara itulah perusahaan dapat mempertahankan kondisinya untuk tetap survive ditengah era persaingan global saat ini. Konsep perbaikan berkelanjutan ini pula sejalan dengan prinsip ke -6 pada konsep Manajemen ISO 9001:2008
Demikianlah sekilas tentang prinsip-prinsip 5S. Sepintas terlihat begitu simple, namun bila kita laksanakan dalam keseharian pekerjaan kita, baik dalam lingkungan kantor maupun area kerja produksi maka ia akan mampu meningkatkan produktifitas dan effisiensi dalam setiap aktifitas yang kita lakukan. Sebagai gambaran bagaimana jika kita tidak melaksanakan 5S dalam keseharian kita, simaklah beberapa fakta berikut berikut :

1.     Group produksi machining tiba-tiba tidak bisa menjalankan proses produksinya sebab semua insert cutter yang ada di kotak tools adalah bor bekas yang tidak bisa digunakan lagi. Hal ini terjadi karena foreman group machining tidak terbiasa memisahkan insert cutter yang sudah rusak dengan insert cutter baru yang masih bisa digunakan melainkan menyimpannya bersama-sama dalam satu kotak. Hal ini berdampak tidak diketahuinya secara pasti jumlah insert cutter yang masih digunakan dan yang rusak dalam sebulan pemakaian. Karena kelalaian ini, pihak akunting pun tidak bisa memberikan laporan pembiayaan produksi secara pasti karena tidak diketahuinya berapa jumlah tools yang habis dipakai pada bulan yang bersangkutan. Sebagai dampak tidak bisa berjalannya proses produksi di group machining, maka pengiriman ke pelanggan tidak bisa dilakukan dan departemen Planning terpaksa merevisi rencana kerjanya. Disisi lain akibat tidak bisa mengirim ke pelanggan, terjadi stop line di pabrik pelanggan, sebagai konsekuensinya departemen marketing dikabari akan adanya pemotongan order untuk bulan berikutnya dan sejumlah finalti yang harus dibayar perusahaan akibat kerugian pelanggan karena stop line.

2.     Sebagai sekretaris direktur, Ani terbiasa menyimpan dokumen-dokumen kerja pada tempat yang sudah ia tetapkan dan diketahui oleh atasannya sehingga jika suatu hari Ani berhalangan masuk, sang direktur tahu dimana ia harus mengambil dokumen kerja yang ia butuhkan. Hingga suatu hari Ani digantikan oleh sekretaris baru yang memiliki kebiasaan sangat berbeda, sebutlah Yetty. Yetty merasa cara Ani memilah-milah dokumen dan menyimpannya pada otner berbeda adalah sebuah pemborosan karena setiap otner hanya berisi beberapa lembar dokumen saja sehingga ia rasa sayang jika otner itu dibiarkan kosong demikian. Oleh sebab itu Yetty menyimpan dokumen-dokumen kerja dengan cara digabung dalam satu otner dengan maksud “agar lebih simple dan hemat”. Suatu hari sang direktur meminta Yetty dokumen kontrak tender dengan perusahaan pelanggan yang pernah ia tanda tangani seminggu sebelumnya dalam keadaan urgent karena ia harus segera pergi ke tempat pelanggan untuk mendiskusikan aspek teknis dan detail kontraknya. Sudah hampir 30 menit Yetty membolak-balikkan otner dokumennya dan ia belum juga menemukan dokumen yang dimaksud sebab sesungguhnya Yetty lupa dibagian mana ia menyimpan dokumen tersebut. Hingga akhirnya sang direktur pun marah dan merasa malu kepada pelanggannya karena tidak mungkin ia dapat memenuhi undangan meeting tepat waktu

Dua contoh diatas adalah fakta yang boleh jadi berpotensi terjadi di lingkungan kerja kita. Untuk menghindari hal ini, ada baiknya konsep 5S ini segera kita implementasikan.

Sebagai ringkasan dari diskusi kita, berikut adalah tabel yang mungkin bisa difahami dengan mudah dan bisa menjadi banner di tempat kita bekerja baik di office maupun di lapangan produksi.

日本語	INDONESIA	PENGERTIAN
整理 SEIRI	PEMILAHAN	PILAH yang diperlukan dengan yang tidak diperlukan PILAH barang yang OK (Bisa Pakai) dengan NG (Tidak bisa pakai) PILAH setiap barang yang berbeda jenisnya
整頓 SEITON	PENATAAN	TATA setiap barang agar mudah dicari TATA setiap barang sesuai keperluannya TATA setiap barang agar indah dilihat
清掃 SEISOU	PEMBERSIHAN	BERSIH-kan tempat kerjamu agar jika ada hal aneh mudah dideteksi BERSIH-kan setiap barang agar selalu terawat BERSIH-kan sekelilingmu agar tetap BERSIH
清潔 SEIKETSU	PEMBIASAAN	BIASA-kan dirimu bekerja sesuai STANDAR BIASA berlaku benar adalah STANDAR BIASA berbuat sesuai STANDAR adalah BENAR
躾 SHITSUKE	PENDISIPLINAN	DISIPLIN-kan Kebiasaan 3S pada keseharianmu DISIPLIN-kan Kebiasaan baik agar menjadi KARAKTER DISIPLIN-kan Berperilaku sesuai Standard