Tips Mengenal dan Mengatasi Tipe Karyawan Beracun

Belum lama ini banyak trainer seperti anthony dio marthin di program Radio SmartFM selalu mengingatkan kita akan bahaya dari keberadaan Toxic Employee (Karyawan beracun) dalam suatu organisasi. Saya sangat yakin pasti akan ada keberadaan karyawan tipe menjengkelkan satu ini dimanapun dan yang menjadi problem adalah ketika racunnya menyebar dan menjadi virus bagi karyawan lainnya. Jangan sampai ini terjadi di lingkungan anda.

Berikut ini cara mengidentifikasi ciri - ciri dari karyawan beracun :

1. Selalu tidak senang dan berfikir negatif terhadap suatu hal yang baru (meskipun hal ini berdampak positif bagi perusahaan) tetapi tidak mau memberikan solusi lain yang dianggap terbaik.

2.  Kurang bertanggung jawab dan Suka mengatakan "Ini bukan tugas saya".

3. Selalu beralasan dan menyalakan orang lain atas kesalahan yang dibuat.

4. Suka membuat profokasi, bully dan hal-hal buruk yang mengakibatkan dampak tidak baik bagi lingkungannya.

Cara mengatasi dan memperbaiki karyawan beracun adalah sbb:

1. Kenali dan identifikasi karakter tipe karyawan beracun itu sendiri.

2. Lakukan direct coaching dengan komunikasi empat mata (dari hati ke hati) dengan mereka dan menasehati mereka akan dampak yang telah dibuatnya atau mengirimkan mereka di Pelatihan Eksternal (Konsultan Behaviour) ternama di luar perusahaan.

3. Design suatu Kontrol Job dengan deadline khusus (contoh 3 bulan) untuk mereka, guna mengontrol ketepatan dan kinerja dari pekerjaan mereka. Awasi dengan teliti apa saja yang dilakukan mereka,  apakah sudah sesuai yang diharapkan atau masih tidak bisa berubah.

4. Bila masih belum berubah buatlah punishment yang nyata atas perbuatan mereka. Contoh potong uang makan, pengurangan fasilitas atau bahkan berikan Surat Peringatan dan Surat Pernyataan yang intinya tidak akan mengulangi perbuatan mereka dan bila melanggar akan mengundurkan diri dengan sendirinya.

5. Jika karyawan tersebut masih belum bisa dibina maka solusi terakhir adalah membinasakannya agar racunnya tidak menyebar ke karyawan lainnya.

Terima kasih telah setia membaca artikel dari Young HRD Indonesia

Salam Young Forever


Ringga Arie
HR Profesional & Learning Partner
Founder Komunitas Young HRD Indonesia
Owner Desain Surat Lamaran Pekerjaan Modern dan Elegan

Cara menghadapi karyawan beracun dan karyawan berkinerja buruk

Perkenalkan, Saya Karyawan Beracun

sumber : http://hrdlokal.blogspot.com/2012/11/perkenalkan-saya-karyawan-beracun.html

Pssst ! Perkenalkan,  Saya Karyawan Beracun

Pssst ! perekenalkan saya Karyawan Beracun. Sepanjang karir Anda sebagai HRD, pasti Anda pernah bertemu karyawan  seperti saya.  Saya sebenarnya tidak senang terekspose, sayangnya Pak Robert Bitting mulai gembar-gembor memperkenalkan ciri-ciri saya kepada orang banyak.

Saya orang yang sangat negatif dan sangat senang menyalahkan. Setiap kali  ada permasalahan muncul, sudah menjadi naluri saya untuk mencari kambing hitam. "Ini salah Anda, bukan salah saya", "Gimana saya bisa selesaikan pekerjaan kalau komputer jelek seperti ini", "Saya sudah usaha tepat waktu tapi bagaimana dong Pak, Jakarta macet". Kata-kata seperti barusan sudah menjadi modus operandi saya dalam diskusi sehari-hari.

Saya senang sekali untuk berpura-pura. Sudah menjadi keahlian saya untuk "terlihat bekerja" di depan atasan. Short Cut key Alt+Tab sudah mendarah daging untuk switch dari pekerjaan di komputer  ke hiburan menyenangkan lainnya. Untuk sukses melakukan hal ini saya cukup melakukan seminimal mungkin yang diharapkan oleh perusahaan kepada saya, muncul ke kantor setiap hari misalnya, walaupun kalau diperhatikan rasanya saya cuma datang untuk menunggu jam pulang. Plus  sesekali saya  berakting produktif, untuk memastikan atasan tidak memiliki alasan yang terlalu kuat untuk menyorot perilaku saya.

Saya hanya mengakui karyawan yang secara  status organisasi lebih tinggi dibandingkan saya. Untuk karyawan yang sifatnya pendukung atau lebih rendah statusnya di organisasi dibandingkan saya, cenderung saya acuhkan bahkan terkadang saya tidak anggap, atau yang lebih seru lagi saya bully dan permalukan didepan umum.

Permainan yang saya sukai adalah menjadi pahlawan. Terkadang saya senang menimbulkan permasalahan atau menggambarkan suatu isu kecil secara berlebihan melalui gosip, dan kemudian datang dengan ide yang konstruktif  kepada atasan, walapun ide tersebut seringkali bukan asli datang dari saya.

Mungkin orang berpikir karyawan beracun seperti saya dengan mudah bisa diidentifikasi dan dikeluarkan dari perusahaan. Sayangnya banyak orang yang tidak mengerti bahwa saya memiliki kemampuan yang sangat baik untuk dekat dengan orang-orang berpengaruh, yang bisa menjadi "pelindung" bagi diri saya. Dengan keterampilan pendekatan ini, saya dapat dengan mudah membuat orang-orang berpengaruh ini buta akan pengaruh beracun saya.

Dampak Racunku Terhadap Perusahaan

Ternyata sekarang  orang  sudah mulai ramai melakukan penelitian dan menulis 

dampak racunku terhadap perusahaan, berikut ini beberapa hal katanya:

53% waktu kerja hilang karena orang menghindar untuk berhubungan dengan diriku

46% rekan kerja yang berhubungan denganku, berpikir untuk pindah kerja agar dapat jauh dari diriku

12% rekan kerja yang berhubungan denganku, benar-benar berpindah kerja

37% rekan kerja berkurang rasa komitmen terhadap organisasi setelah berhubungan denganku

Yang menarik, walaupun sudah ada riset mengenai dampak buruk yang aku berikan kepada perusahaan, masih banyak perusahaan yang tidak dapat menyingkirkanku karena kemampuanku hidup dalam  ambiguitas dan bayangan..buahahahahahaha (*ketawa jahat).

Hal Yang Aku Benci, Benci, dan Benci Sebagai Karyawan Beracun

Bagaimana saya bisa menjadi karyawan beracun?

Entahlah, namun psikolog biasanya memberikan penjelasan, perilaku saya timbul karena interaksi antara kepribadian bawaan serta pengaruh lingkungan yang tidak sehat. Akan tetapi,  yang saya ingat ketika awal  kerja dulu, saya sama seperti Anda, bersemangat dan penuh gairah, namun dengan seiring berjalannya waktu serta  lemahnya kepemimpinan ditempat saya bekerja, saya semakin jauh masuk dalam sisi gelap.

Saya paling benci, benci, dan benci bila bertemu dengan orang yang memiliki otoritas serta secara sistematis berusaha menghilangkan racun yang saya tebarkan. Umumnya mereka adalah  pimpinan yang adil dan berani atau orang HRD yang punya semangat untuk berusaha mengembalikan saya kejalan yang benar.

Cara mereka  biasanya dibagi menjadi beberapa tahapan dan dilakukan secara sistematis. Mulai dari  memberikan coaching & counseling kepada saya, dan bila tidak berhasil akan  berusaha mengeluarkan saya dari perusahaan:

• Setelah perilaku  saya mulai tercium  pimpinan / HRD, mereka  umumnya akan mengobservasi serta mencatat dengan detail perilaku saya yang beracun. Mereka akan sangat rinci dalam mendeskripsikan perilaku negatif, saya berikut dengan waktu kejadian. Misalnya: minggu ke-1 memaki-maki anak magang secara berlebihan di depan umum karena salah mengirim dokumen, minggu ke-2 telat mengirimkan laporan penting dan memberikan alasan yang tidak dapat diterima, minggu ke-3 memberikan solusi perbaikan yang sebenarnya ide rekan kerja, dst. Setelah catatan ini lengkap HRD & pimpinan akan mengaturkan pertemuan dengan saya. Sialnya mereka pintar, tidak akan menemui saya satu lawan satu karena bila ada saksi akan menyulitkan manuver lain yang bisa saya lakukan di masa depan.

• Dalam pertemuan mereka  akan membeberkan hasil catatan sehingga saya tidak bisa mengelak lagi. Mereka kemudian memberi tahu kepada saya bahwa saya orang yang penting dalam tim namun perilaku saya merugikan tim dan diri saya sendiri. Mereka dengan tulus menyatakan bahwa mereka siap untuk membantu saya untuk memperbaiki perilaku serta kinerja saya dalam tim dengan cara memberikan program coaching dan counselingdalam waktu 3 bulan, yang bila selama 3 bulan saya tidak memperbaiki perilaku saya maka perusahaan akan mem-PHK saya.

• Program coaching & counseling yang mereka berikan dalam 3 bulan bentuknya tertulis secara detail.  Disitu dijabarkan target kerja serta perilaku yang harus saya capai atau laksanakan, serta pelatihan atau penugasan khusus yang perlu saya ikuti untuk memperbaiki perilaku saya. 

• Program ini diikuti dengan evaluasi yang dilakukan setiap bulan, dimana bila dalam bulan pertama saya tidak menunjukkan perbaikan maka surat peringatan pertama akan jatuh kepada diri saya. Bila pada bulan kedua perilaku saya tidak kunjung membaik maka surat peringatan kedua dan terakhir akan diberikan kepada saya. Bila hingga akhir bulan ketiga perilaku saya tidak kunjung membaik maka perusahaan akan melakukan  pemutusan hubungan kerja atas diri saya, dengan menunaikan seluruh hak saya sesuai kontrak kerja dan peraturan perusahaan, serta memberikan pesta perpisahan dengan tetap menjaga harga diri saya di depan karyawan lain.

• Namun mereka akan jujur dan tulus dalam memberikan apresiasi kepada saya, apabila perilaku saya membaik, serta terus memantau dan memberikan motivasi hingga perilaku beracun saya tidak muncul lagi di masa depan.

Kutipan dari Bu Hellen Keller

Saya secara jujur paling tidak suka bila bertemu dengan pimpinan / HRD yang seperti ini, karena mereka giat sekali berusaha membersihkan racun yang sebarkan di perusahaan namun disaat yang bersamaan memberikan waktu, perhatian, serta  kesempatan bagi saya untuk memperbaiki diri.

Para rekan kerja yang selama ini saya siksa tentunya  bergembira, karena saya bisa kembali kejalan yang benar atau saya keluar dari perusahaan. Hal ini akan menjadi peningkat motivasi kerja yang sangat baik karena karyawan menilai perusahaan benar-benar memperhatikan pengembangan diri serta produktifitas karyawannya.

Bagi para pimpinan / HRD yang masih pusing menghadapi karyawan beracun seperti saya, kuberikan kutipan yang menarik dari Bu Hellen Keller sebagai penyemangat.. Walaupun tentunya saya tidak tulus dalam menyemangati Anda... Buahahahahaha (*ketawa jahat sekali lagi)

We could never learn to be brave and patient, if there were only joy in the world.

- Hellen Keller

Menghitung Kebutuhan SDM Berdasarkan Beban Kerja (WorkLoad Analysis) Formula Ilyas

Formula hitung kebutuhan SDM unit dapat bekerja dengan baik dengan syarat Manager atau penanggung jawab pekerjaan dapat menentukan dengan akurat jenis, jumlah dan waktu transaksi bisnis dan tidak terjadi duplikasi kegiatan. Manager dapat menghitung beban kerja setiap unit perhari dalam satuan waktu menit atau jam per hari kerja. Dengan mengetahui komponen tersebut dapat dkembangkan formula menghitung SDM per hari sebagai berikut :

§ ∑ SDM/hari = {(B.K _i-j = J T x W.T) :JKE }.

§ B.K _i-j = Jenis Beban Kerja

§ J.T. = Jumlah Transaksi per hari

§ W.T.= Waktu( menit atau jam) yang dibutuhkan untuk setiap jenis Transaksi

§ J.K.E = Jam kerja efektif SDM per hari

§ Jumlah hari kerja per tahun = (255 hari/tahun atau 273 hari/tahun atau 289 hari/tahun atau 237hari/tahun)

Keterangan:

· (365 – (12 hari libur nasional – 12 hari libur cuti tahunan) x 3/4 = 255 hari)

· (365 – (12 hari libur nasional – 12 hari libur cuti tahunan) x 4/5 = 273 hari)

· (365 – (52 hari libur Minggu + 12 hari libur nasional + 12 hari libur cuti tahunan) = 289 hari)

· (365 – (104 hari libur Saptu & Minggu + 12 hari libur nasional + 12 hari libur cuti tahunan) = 237 hari)

Kebutuhan Total SDM/tahun akan dihitung dengan memperhatikan hari kerja efektif pertahun dan diperlukannnya tenaga cadangan pada pola kerja yang menggunakan tiga shift kelompok kerja seperti: Perawat. Sebagai contoh: andaikan beban kerja unit keperawatan per hari adalah 10.500 menit dan waktu kerja efektif per hari adalah 6 jam (360 menit) dan hari kerja efektif perawat selama satu tahun adalah 255 hari. Oleh karena rumah sakit harus berkerja selama 365 hari dalam setahun, maka perlu juga menghitung kebutuhan sdm yang harus berkerja pada 110 hari kerja lainnya. Berapa jumlah perawat yang dibutuhkan oleh unit keperawatan ?

∑ Perawat/hari = Beban kerja : Waktu kerja efektif/hari

∑ Perawat/hari = 10500 menit : 360 menit/hari = 29,17 orang

∑ Perawat/hari berkerja pada hari libur = 29,17 x 110/255 = 12,58

∑ Total kebutuhan Perawat/hari = 29,17 + 12,58 = 41,75 orang

( dibulatkan 42 orang)

Analisis Beban Kerja Metoda Ilyas (Workload Analysis)

Menghitung beban kerja unit organisasi yang padat karya merupakan suatu hal yang penting tapi sekaligus juga sangat sulit. Banyak para managerpersonel maupun manager Unit kesulitan ketika ditanya: “Berapakah beban kerja personel untuk menghasilkan produk atau jasa utama dan penunjang di unit saudara”? Metoda ilmiah yang telah dikembangkan para ahli seperti: Work Sampling dan Time and Motion Study sebenarnya dapat menghasilkan hasil yang akurat. Masalahnya, pada metoda ini dibutuhkan tenaga ahli, pengamat yang banyak dan waktu yang panjang. Hal ini membawa konsekwensi terhadap biaya dan biasanya harus dilaksanakan oleh pihak lain seperti: kosultan dan lembaga riset. Pihak manajemen rumah sakit akan kesulitan untuk melaksanakan metoda ini sendiri karena kesulitan instrumen dan pelaksanaan penelitiannya sendiri. Disamping itu, adanya kemungkinan bias karena faktor personel menghitung beban kerja sendiri. Pada metoda daily log yang mencatat dan menghitung beban kerja sendiri sangat diragukan akurasinya sehingga dari aspek validitas dan reabilitas sulit dipakai sebagai ruujukan beban kerja pegawai.

Untuk menjawab pertanyaan ini Metoda Ilyas memberikan alternatif solusiyang akurat dan mudah diterapkan. Metoda ini dapat menghitung beban kerja personel dengan cepat dengan tingkat akurasi yang tinggi sehingga menghasilkan informasi yang dapat dipercaya untuk pengambilan keputusan manajemen.

Metoda Ilyas memberikan solusi terbaik untuk menghitung kebutuhanpersonel organisasi dengan mudah, murah, cepat dan tepat. Secara ilmiah hasil perhitungan kebutuhan personel dengan Metoda Ilyas memiliki tingkat validitas dan reabilitas yang tinggi dan telah diuji coba baik oleh sejumlah institusi dengan hasil yang dapat dipercaya oleh manajemen organisasi. Disamping itu, Metoda Ilyas juga telah digunakan oleh sejumlah mahasiswa Pascasarjana Ilmu Kesehatan Masyarakat, Universitas Indonesia sebagai metoda menghitung SDM dalam Tesis mereka untuk meraih gelar Master Ilmu Kesehatan Masyarakat dan Master Administrasi Rumah Sakit.

· Apakah Dasar Pemikiran Metoda Ilyas ?

Menghitung kebutuhan SDM pada dasarnya adalah mengetahui secara benar beban kerja setiap unit atau setiap personel di organisasi. Untuk mengetahui beban kerja di setiap unit organisasi dibutuhkan sejumlah data dan informasi yang akurat yang berasal dari pelaku ahli atau kompeten di organisasi itu sendiri. Informasi yang didapatkan dari pelaku ahli yang telah melakukan transaksi bisnis ribuan kali akan dapat memberikan informasidengan akurat waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan setiap unit produk atau jasa. Metoda Ilyas menggunakan pendekatan demand. Artinya, metoda ini menghitung beban kerja yang harus dikerjakan atas dasar permintaan untuk menghasilkan unit produk atau jasa per waktu yang dibutuhkan. Dengan demikian, beban kerja tergantung juga volume transaksi bisnis yang harus dilakukan oleh setiap tenaga kerja atau unit organisasi.

Sebagai contoh: seorang perawat rumah sakit mempunyai sejumlah transaksi bisnis memandikan pasien setiap hari 2 kali sebanyak 10 orang dan membutuhkan waktu 20 menit untuk sekali kegiatan. Dengan demikian beban kerja memandikan pasien = 2 x 20 menit x10 orang = 400 menit/hari.

· Apakah komponen metoda Ilyas ?

Untuk menghitung beban kerja personel organisasi dibutuhkan informasi yang akurat tentang hal berikut:

a. Kejelasan transaksi bisnis utama atau penunjang setiap personel dan unit organisasi.

b. Kejelasan waktu yang dibutuhkan untuk setiap transaksi bisnis utama atau penunjang

c. Jenis dan jumlah transaksi bisnis per hari, per minggu, per bulan atau per tahun

d. Jumlah jam kerja efektif (produktif) per hari pada organisasi

e. Jumlah hari kerja efektif dalam setahun organisasi

Untuk memudahkan menghitung beban kerja; sebaiknya dibuat matrix beban kerja unit yang memasukkan semua jenis kegiatan yang dilakukan unit RS untuk menghasilkan produk atau jasa unit. Dengan merinci setiap transaksi bisnis pada unit RS maka akan dihasilkan beban kerja perhari dalam satuan waktu menit atau jam dar unit tersebut. Bila pekerjaan bersifat mingguan maka beban kerja per hari dibagi hari kerja RS. Sebagai contoh: rapat mingguan unit selama 2 jam ( 120 menit) per minggu, maka beban harian rapat tersebut adalah 120 menit : 5 hari per minggu = 24 menit/hari. Demikian juga, bila pekerjaan bersifat bulanan maka beban kerja harian tersebut dibagi dengan 22 hari kerja per bulan. Sebagai contoh: rapat bulanan 3 jam (180 menit), maka beban harian adalah 180 menit : 22 hari = 8,18 menit/hari.

Matrix Transaksi Bisnis Unit Keperawatan RS

No	Transaksi bisnis	Waktu Transaksi	Volume Transaksi	Beban kerja/hari
1	Membuat Resume asuhan keperwatan	10 mnt	20 pasien	200 mnt
2	Menyuluh pasien	15 mnt	10 pasien	150 mnt
3	Memandikan pasien	20 mnt	20 pasien	400 mnt
4	Memberikan obat pada pasien	2 mnt	20 pasien	40 mnt
5	Mendampingi Visite dokter	10 mnt	20 pasien	200 mnt
6	dll	--	--	--

· Bagaimana formula hitung beban kerja metoda Ilyas?

Formula dapat bekerja dengan baik dengan syarat Manager atau penanggung jawab pekerjaan dapat menentukan dengan akurat jenis, jumlah dan waktu transaksi bisnis dan tidak terjadi duplikasi kegiatan. Manager dapat menghitung beban kerja setiap unit perhari dalam satuan waktu menit atau jam per hari kerja. Dengan mengetahui komponen tersebut dapat dkembangkan formula menghitung SDM per hari sebagai berikut:

Beban kerja /hari = B.K _i-j = J T x W.T

§ B.K _i-j = Jenis Beban Kerja

§ J.T. = Jumlah Transaksi per hari

§ W.T.= Waktu( menit atau jam) untuk setiap jenis Transaksi

sumber : http://yaslisilyas.blogspot.com/