Young HRD Indonesia

Selasa, 18 Maret 2014

Buku sukses wawancara / Ebook successful interview skills

BUKU KUMPULAN JOB DESKRIPSI VERSI BAHASA INGGRIS

Buku Digital yang sangat di rekomendasikan untuk para HRD dan Personalia yang bingung mencari referensi Job Deskripsi yang tepat untuk iklan lowongan anda. Kelebihan dari Ebook tersebut memiliki contoh Job Descriptions yang sangat lengkap dan tersedia dalam bahasa inggris.

Bagi Anda yang berminat belajar Manajemen SDM dan HRD.

Join Halaman Telegram Komunitas Young HRD Indonesia

https://t.me/YoungHRDIndonesia

Selasa, 11 Maret 2014

DILEMA HRD ATAU PERSONALIA ( Hal-hal yang perlu diperhatikan bagi HRD sebelum melakukan Termination / Pemecatan Karyawan )

Didepan saya hari ini, adalah momen dan pengalaman baru buat saya. Cuaca dan keadaan dikantor hujan deras dan awan gelap di langit seakan mengambarkan keadaan kami. Perusahaan yang saya tempati melakukan efisiensi sdm dikarenakan pendapatan perusahaan semakin berkurang (impak UMK yang tinggi). Hal ini berdampak dengan pengurangan baik PHK / Pensiun mau tidak mau harus terjadi. Disini saya belajar bahwa selain rekrutmen karyawan yang identik dengan kebahagian dan keceriaan karyawan baru kami ternyata salahsatu tugas yang paling tidak mengenakkan dan pastinya tidak bisa dihindari adalah Termination Karyawan.

Penyampaian yang baik adalah solusi dalam kejadian seperti ini, meskipun ada sedikit konflik kenyataan pahit ini meski kita utarakan. Walaupun banyak karyawan yang harus dan terpaksa menerima keputusan manajemen kami. Kekhawatiran yang paling menjadi dilema adalah efek negatif untuk karyawan yang belum bisa menerima dengan lapang dada, ketakutan keluarga karyawan dan kondisi mereka kadang meliputi pemikiran kami. Yang bisa kami lakukan (baca: HRD) adalah memberi saran kepada perusahaan (baca: owner dkk) untuk memberikan hak yang yang layak bagi mereka (Sesuai Aturan dan perundang-undangan yang berlaku) dan proses PHK terjadi dengan cara terbaik pula (manusiawi).

Berikut Hal-hal yang perlu diperhatikan bagi HRD sebelum melakukan Terminaton / Pemecatan Karyawan :
sumber : http://ronawajah.wordpress.com/2008/09/01/memecat-karyawantegakah/

1. Pertama, mempelajari ketentuan-ketentuan yang berlaku tentang ketenagakerjaan khususnya pertimbangan tentang
   pemecatan karyawan.
2. Kedua, berkonsultasi dengan pihak manajemen mengenai tindakan yang perlu diambil kepada karyawan
    bersangkutan.
3. Dan ketiga membicarakan rencana keputusan pemecatan dengan karyawan tersebut.

Dalam Hal ini ada hikmah yang saya ambil, memang setiap pekerjaan memiliki resiko yang berbeda-beda. Salahsatu resiko menjadi HRD adalah seperti yang saya alami hari ini dan memang harus dilakukan.

Dan Berikut Tips Persiapan dan sikap bagi HRD sebelum memecat karyawan :
1. Setiap manusia memiliki empati, dalam hal ini memang kita (HRD) dituntut memiliki jiwa yang   besar, selama apa yang kita kerjakan adalah benar maka mengungkapkan kejujuran adalah solusi terbaik yang wajib kita utarakan.
2. Berbicara dengan penyampaian yang baik dan ramah, apapun yang dilakukan karyawan sebelum dipecat atau dipensiun banyak sedikitnya memiliki impact positif bagi perusahaan. Cara penyampaian ini yang kadang di acuhkan oleh HRD, perlakuan tidak baik kadang diberikan kepada karyawan yang dipecat karena kondikte tidak baik. Hal yang perlu dipahami untuk para HRD adalah kita dan karyawan tersebut juga sama-sama pekerja, yang dibutuhkan adalah penyampaian yang jelas bukan penyampaian yang keras.

Terima Kasih
Salam Young HRD

Ringga Arie

Senin, 10 Maret 2014

Surat Mutasi

SURAT KEPUTUSAN

No.186/PT ABC/HRD/0306

Manajemen PT. ABC Group Jakarta:

Menimbang

Bahwa dalam rangka Produktivitas dan Efektivitas kerja, maka diperlukan Penyegaran karyawan/ ti di lingkungan PT. ABC Group, oleh karena itu diperlukan mutasi karyawan di Departemen Operasional.

Mengingat

Peraturan Perusahaan
System dan Management Perusahaan
Tugas secara fungsional sejak bulan Oktober 2005 di PT. ABC Jakarta.

Menetapkan

Memindah tugaskan Sdri. D (No. NIK. ...) dari semula sebagai Sales di PT. ABC Jakarta menjadi Sales Counter di PT. ABC Jakarta per tanggal 1 Maret 2006.

Demikian Surat Keputusan ini dibuat untuk dilaksanakan dengan baik dan dapat ditinjau kembali sewaktu-waktu bilamana diperlukan.

Jakarta, 1 Maret 2006

PT. ABC Jakarta

A Vice President		Y HRD-GA Manager

Tembusan Kepada yth.:

Bp. N, Dir. Ops. PT.ABC
Ibu L, Finance Manager PT.ABC
Bp. R, Finance Workshop PT.ABC
Bp. A, PT. ABC.

Surat Permohonan Pengunduran Diri

Surabaya, 19 Desember 2012

Kepada Yth

Pimpinan

PT. ABC

Jl.

Surabaya

Perihal : Permohonan Pengunduran Diri

Dengan hormat,

Perkenankanlah saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama :

NIP :

Bagian : Service Advisor

Terhitung per tanggal 31 Desember 2012 saya mengundurkan diri sebagai karyawan PT. ABC Surabaya.

Demikian surat permohonan pengunduran diri ini saya sampaikan, atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Fulan

Surat Keterangan Penelitian

SURAT KETERANGAN PENELITIAN

Nomor: 099/HRD/PT ABC/0513

Dengan ini kami menerangkan dengan sebenarnya bahwa:

Nama :

NPM :

Program Studi : S1- Manajemen

Konsentrasi : Manajemen Sumber Daya Manusia

Universitas : Sekolah Tinggi Ilmu

Telah menyelesaikan penelitian di perusahaan kami, guna kepentingan Tugas Akhir (Skripsi) yang berjudul “Pengaruh Perencanaan Sumber Daya Manusia dan Kepemimpinan terhadap Kinerja Karyawan pada PT ABC ” dengan baik.

Demikian surat keterangan ini mohon untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Surabaya, 8 Mei 2013

HRD & GA Supervisor

XYZ

Surat Keterangan Magang

SURAT KETERANGAN

Nomor: XYZ/HRD/PT ABC/0713

Dengan ini kami menerangkan dengan sebenarnya bahwa:

Nama :

NPM :

Program Studi : D3 Sekretari

Universitas : Akademi Sekretari

Telah menyelesaikan program magang dari tanggal 4 Juli 2013 sampai dengan 31 Juli 2013 di perusahaan kami dengan baik. Dan Perusahaan mengucapkan terima kasih banyak atas bantuan selama ini.

Demikian surat keterangan ini mohon untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Surabaya, 31 Juli 2013

KLMN

HRD & GA Supervisor

Surat Promosi Jabatan

SURAT KEPUTUSAN PROMOSI

No. 001 / XXX / HRD / 0208

Manajemen PT XYZ Surabaya :

Menimbang :

Bahwa dalam rangka produktivitas dan efektivitas kerja maka diperlukan adanya penyegaran karyawan / ti di lingkungan PT XYZ Group.

Mengingat :

Peraturan Perusahaan
Sistem dan Manajemen Perusahaan
Kebutuhan PT XYZ untuk menunjang produktivitas.

Menetapkan :

Menunjuk dan menetapkkan karyawan yang tersebut di bawah ini :

NIK :

Nama Karyawan : ABC

Jabatan Lama : Workshop Manager

Departemen : Workshop

Menjadi

Jabatan Baru : After Sales Manager & Service Manager

Departemen : After Sales

Demikian surat keputusan ini dibuat untuk dilaksanakan dengan baik dan dapat ditinjau kembali sewaktu-waktu bilamana diperlukan.

Surabaya, 02 Maret 2014

Fulan

General Manager

Tembusan kepada Yth :

Ibu R – Director
Ibu A – Operational Director
Bp. W – Branch Manager PT
Ibu A– Payroll PT
Bp. B – Finance Workshop PT

Bagi Anda yang berminat belajar Manajemen SDM dan HRD.

Join Halaman Telegram Komunitas Young HRD Indonesia

https://t.me/YoungHRDIndonesia

Surat Peringatan ( SP ) Versi Bahasa inggris

Kepada / To : NIK:

Jabatan / Position :

Bagian / Department :

SURAT PERINGATAN

WARNING LETTER

Pertama: Kedua: Ketiga:

First ( y ) Second ( ) Third ( )

Dengan ini memberitahukan bahwa Saudara diberi TEGURAN/PERINGATAN atas kesalahan seperti di bawah ini:

This is to advice that you are being WARNED / REPRIMANDED for the violation below:

a. Saat bekerja sering memakai sandal.

b. Berdasarkan informasi yang ada, ybs setelah absensi finger tidak langsung berada di ruang kerja / bengkel melainkan langsung keluar kantor tanpa ijin.

Saran perbaikan:

Advice of approvement

a. Harap selalu memakai peralatan kerja sesuai dengan peraturan perusahaan, dalam hal ini bersepatu.

b. Meminta Ijin Keluar Ruangan kepada Personalia sebelum meninggalkan kantor.

c. Harap di kemudian hari, ybs tidak mengulangi kesalahan yang sama.

Untuk pelanggaran selanjutnya yang Saudara lakukan, suatu tindakan disiplin yang lebih keras akan dikenakan kepada Saudara, atau pemutusan hubungan kerja.

Any further violation on your part, a strong diciplinary action will be taken or it may result in termination.

Catatan : Surat peringatan ini akan disimpan di arsip Saudara

Note : This warning letter will be kept in your personal file

Dibaca dan diterima karyawan ybs Atasan langsung

Acknowledge by employee Immediate Supervisor

Koplak XYZ

--------------------------------- ---------------------------

Arsip:

File: 1. Karyawan ybs / Employee concerned
2. Bagian ybs. / Department concerned
3. Bagian Personalia / Personnel Department

Bagi Anda yang berminat belajar Manajemen SDM dan HRD.

Join Halaman Telegram Komunitas Young HRD Indonesia

https://t.me/YoungHRDIndonesia

Kamis, 06 Maret 2014

Absensi Karyawan Proyek ( Tukang dan Kuli )

Bulan - bulan ini ada beberapa pekerjaan tambahan di kantor yang benar-benar menyita banyak waktu, yaitu perluasan gedung. Kami (HR) bertugas untuk menggaji karyawan proyek (Mandor, Tukang dan Kuli). Ternyata muncul banyak kendala masalah absensi karyawan tersebut yaitu validasi data / keakuratan jumlah dan turn over yang tinggi pada jenis karyawan seperti ini. Ada beberapa opsi solusi seperti absensi kartu barcode atau finger print tetapi ketika jumlah karyawan proyek semakin meningkat dan turn over semakin tinggi hal ini dirasa sangat memberatkan dan malah menambah pekerjaan karena perlu waktu ekstra menambah kartu barcode dengan nama baru karyawan ke sistem absensi. Dan ternyata dengan kartu barcode juga ditemukan masalah lain yaitu kelemahan validasi data karena jika tidak diawasi oleh pihak dari perusahaan karyawan (contoh security) ybs bisa mengabsenkan karyawan yang tidak hadir.

Dengan berjalannya waktu ditemukan solusi mengenai pengamanan data absensi karyawan proyek sebagai berikut:

1. Menyediakan visitor khusus (ditambahkan urutan angka) untuk karyawan proyek yang diawasi khusus pemberian dan penggunaannya oleh pihak security perusahaan sehingga jumlah kuantitas karyawan proyek bisa di ketahui dengan valid. Dan hal ini mengurangi resiko pengamanan juga karena mengantisipasi hal-hal tidak diharapkan.Note : Kartu visitor bisa ditukar dengan KTP / SIM karyawan.

2. Menyediakan data absensi manual hard copy (nama dan tanda tangan karyawan proyek) untuk karyawan proyek tsb dan pengisian dilakukan setelah penyerahan visitor dan diawasi langsung oleh security. Sehingga karyawan proyek terdata dengan akurat.

3. Dan langkah selanjutnya adalah turun ke lapangan atau tempat pengerjaan proyek dan mengawasi apakah data yang sudah kita buat benar atau tidak dengan mata kita sendiri. Hal ini harus dilakukan untuk menghindari adanya kerjasama antara mandor proyek dengan pihak pengamanan atau security yang bertugas.

Dan perlu diingat untuk kita semua bahwa "Pekerjaanku adalah Ibadahku", trik dan intrik kotor apapun dalam pekerjaan harus kita hindari jauh-jauh karena pada waktunya nanti pasti akan tercium dan terbongkar dengan sendirinya. Mudah-mudah sharing kali ini bisa bermanfaat dan bila ada masukan bisa menuliskan di kolom komentar di bawah ini.

Salam Young HRD,

Ringga Arie Suryadi